Jakich dokumentów może żądać zamawiający od oferentów w postępowaniu przetargowym? cz. II

Zamawiający ma prawo żądać aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

• Jakich dokumentów może żądać zamawiający od oferentów w postępowaniu przetargowym? cz. I
• Jakich dokumentów może żądać zamawiający od oferentów w postępowaniu przetargowym? cz. III

Stosowne uprawnienia

W nowym rozporządzeniu dodano zapis "przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, albo składania ofert".  I tu ostrzegam zarówno oferentów, jak i zamawiających. Proszę uważać na datę dokumentu. Zdarzają się przypadki, że oferenci składają zbyt stare dokumenty. Pamiętam sytuację, kiedy w przetargu na modernizację szkoły podstawowej oferent, który złożył najtańszą ofertę, musiał zostać odrzucony z racji tego, że dokument - wypis z ewidencji działalności – był wystawiony z datą o jeden dzień za późną.

Kolejny dokument to koncesja, zezwolenie lub licencja, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem publicznym, zwanym dalej "zamówieniem". To z kolei zapis, który w praktyce jest rzadko wykorzystywany. Jeżeli jednak do wykonania zadania niezbędna jest wymagana koncesja, zamawiający ma prawo żądać takiego dokumentu.

Zamawiający ma prawo także zażądać dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie, posiadają wymagane uprawnienia (np. uprawnienia budowlane), jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. I tu bym się chciał na chwilę zatrzymać. Przestrzegam zamawiających przed tym, aby dobrze sprawdzali uprawnienia osób, które będą wykonywać zamówienie. Pamiętam taką sytuację, kiedy w przetargu na budowę sieci kanalizacyjnej złożyła ofertę firma, której wskazany kierownik budowy nie posiadał wymaganych uprawnień. W efekcie musieliśmy ofertę odrzucić. Przy okazji tego punktu warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden dokument – oświadczenie o przynależności do PIIB (Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa), jeśli oczywiście wymaga tego przedmiot zamówienia, np. jest to budowa szkoły, czy wykonanie projektu drogi.

W toku postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający ma prawo zażądać także aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert i aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W nowym rozporządzeniu poszerzono ten zapis i brzmiał: "przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert."

Chciałbym się na chwilę zatrzymać nad zapisem mówiącym o zakresie określonym w art 24 ust1 pkt.9. Pojawił się tu problem tzw. podmiotów zbiorowych i różnych interpretacji tego pojęcia. Zarówno w prasie, jak i w trakcie moich szkoleń pojawiały się pytania, kto jest podmiotem zbiorowym. Otóż definicji podmiotu zbiorowego nie znajdujemy w ustawie PZP. Należy w tym momencie sięgnąć do art. 2 ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz.U. z 2002 r.  Nr 197, poz. 1661). Dla nas najistotniejszą częścią tej definicji są wyliczenia, iż do podmiotów zbiorowych zalicza się spółki handlowe, jawne, komandytowe, akcyjne, spółki z o.o., spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia.

Wreszcie ostatni dokument z tego zakresu, to aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. W nowym rozporządzeniu poszerzono ten zapis i brzmi on: "przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert". W tym przypadku pojawia się tylko jeden problem - termin wystawienia dokumentu. Tu znów ostrzegam zarówno zamawiających, jak i oferentów.

Niezbędna wiedza

Drugą grupę dokumentów, jakich może wymagać zamawiający, stanowią dokumenty potwierdzające, że oferent posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Pierwszy z nich to informacja na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników oraz liczebności personelu kierowniczego w okresie ostatnich trzech lat, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi. Zapis ma na celu wykazanie, czy firma dysponuje zasobami ludzkimi niezbędnymi do zrealizowania zadania. 

Wykaz niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakie posiada wykonawca. W nowym rozporządzeniu załagodzono ten zapis i brzmi on "wykaz narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje wykonawca". Jest to zapis, który pozwoli startować w przetargach firmom, które nie posiadają własnego sprzętu lub mają go w niewielkiej ilości. Kwestia dysponowania sprzętem oznacza w praktyce tyle, że wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne będzie musiał wykazać, że posiada umowy z innymi podmiotami, które w razie wygrania przez niego postępowania przekażą mu do dyspozycji sprzęt niezbędny do realizacji zadania.

Wykaz osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności. Zapis, który zdaje zamawiającemu wiedzę, kto poza wykonawcą będzie realizował dane zadanie. W praktyce przy mniejszych robotach wykonawca nie wykazuje, iż będzie korzystał z podwykonawców, chociaż często tak właśnie robi. 

Wykaz wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat robót budowlanych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – robót wykonanych w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością pracom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie.

Chciałbym tu zwrócić uwagę na kilka spraw. Po pierwsze, wykaz robót musi być z ostatnich pięciu lat, chyba, że firma działa na rynku krócej. Po drugie każda z wykazanych robót musi zostać udokumentowana - jeżeli bark jest referencji do którejś z robót nie zostanie ona zaliczona w poczet wykazu doświadczenia. Przy braku znacznej ilości referencji wykonawcy grozi odrzucenie z postępowania z racji tego, że nie spełnia on postawionych przez zamawiającego wymogów. I jeszcze jedna rzecz, przed którą chce przestrzec wykonawców – zamiast referencji nie wolno załączać faktury. Faktura nie mówi, bowiem nic o jakości wykonania zadania. Informuje jedynie o tym, że dane zdanie w ogóle zostało wykonane. Podobne wymagania zamawiający może postawić wykonawcom, jeżeli chodzi o dostawy i usługi z tą tylko różnicą, że wykaz dostaw i usług obejmuje ostatnie 3 lata.