Jednoosobowa działalność gospodarcza a konto firmowe. Uwaga! Nowe przepisy dla rozliczeń
Jednoosobowa działalność gospodarcza lub firma mikro zatrudniająca poniżej 9 osób to grupa dominująca w branży budowlanej. Prowadzenie firmy małej czy jednoosobowej jest prostsze, są jednak aspekty działalności niezależne od wielkości przedsiębiorstwa. Wspólnym mianownikiem jest konto do rozliczania podatków i ZUS. Czy w związku z Białą Listą Podatników VAT można używać konta prywatnego czy trzeba założyć rachunek firmowy?
Większe firmy budowlane (rozumiemy przez to wszystkie firmy zatrudniające powyżej 9-10 osób) mają zazwyczaj księgowość oraz kilka kont, na których dokonują rozliczeń z różnych tytułów. Nie będą więc miały dylematów, które konto będzie widniało w wykazie płatników VAT, zwanym Białą Listą Podatników. Inaczej jest w przypadku firm mikro i jednoosobowych, gdzie często konto rozliczeniowe właściciela jest jednocześnie kontem firmowym. Czy w związku z tym, że od 1 stycznia 2020 płatności obciążone podatkiem VAT mogą być realizowane wyłącznie poprzez konta bankowe zarejestrowane w wykazie, trzeba założyć nowe konto firmowe? Od razu odpowiadamy, że takiego przymusu nie ma, ale naszym zdaniem warto oddzielić prywatne środki finansowe od tych związanych z działalnością gospodarczą.
Konto firmowe w świetle przepisów
Ustawa Prawo przedsiębiorców [tekst jednolity Dz.U. 2018 poz. 646] nie nakazuje zakładać rachunków bankowych związanych z działalnością ze specjalnym przeznaczeniem. Jednak ustawa określa (art. 19), że w dwóch sytuacjach transakcje powinny być wykonane za pomocą przelewów bankowych:
- gdy drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
- jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł.
Ten nakaz wynika z obowiązku ewidencjonowania obrotów gospodarczych. I ma to dalsze konsekwencje. Konto bankowe wykorzystywane jako konto firmowe lub założone specjalnie w tym celu ma służyć do rozliczeń z fiskusem i ZUS. Rangę takiego konta potwierdza powinność, że o każdej zmianie dotyczącej konta firmowego należy informować urzędy. Zmiana numeru firmowego konta musi być zgłoszona w ciągu 7 dni. Przedsiębiorcy zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) dokonują aktualizacji wniosku (przy większej niż jedno liczbie kont dodatkowo trzeba wypełnić załącznik CEIDG-RB). Informacje z CEIDG są przekazywane do organów skarbowych oraz do ZUS, który automatycznie wygeneruje dokument ZUS ZBA. Nie trzeba składać oddzielnego zgłoszenia do ZUS. Osoby prowadzące spółkę cywilną zmianę numeru bankowego powinny zgłosić na formularzu NIP-2, a przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS na NIP-8.
Konto firmowe w małej firmie
Wspomnieliśmy wcześniej, że nie ma zakazu, by prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą czy w przypadku mikrofirmy, używać rachunek prywatny właściciela firmy. Mikrofirma i firma jednoosobowa to w świetle prawa też przedsiębiorstwa, ale właśnie takie podmioty mogą mieć najwięcej wątpliwości, czy potrzebują oddzielnego konta firmowego. Najlepiej wyjść w tym przypadku z definicji jednoosobowej działalności gospodarczej i mikrofirmy.
Jednoosobowa działalność gospodarcza to zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana jest w sposób zorganizowany (chodzi np. o wynajem lokalu i prowadzenie kampanii marketingowej – red.) i ciągły (działalność ma charakter powtarzalny – red.)[Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004]. Mikroprzedsiębiorcą nazwiemy podmiot, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro. [Ustawa Prawo przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018, Dz.U. 2018 poz. 646]
A zatem prowadząc nawet jednoosobowo firmę nie ma wyjątku i przelewy do urzędu skarbowego i do ZUS muszą być zlecane z konta bankowego, ale nie ma nakazu, że musi to być konto firmowe, a nie może być rachunek prywatny.
Pamiętajmy, że rachunek prywatny używany jako konto firmowe będzie zarejestrowany w wykazie podatników VAT, czyli znajdzie się na Białej Liście. W celu weryfikacji numeru konta wgląd do wykazu mają wszyscy zainteresowani, a w ramach czynności kontrolnych również organy ZUS i skarbowe. To naszym zdaniem główny powód, by nie mieszać środków firmy z prywatnymi dochodami (również np. współmałżonka). Środki na koncie firmowym dają lepszy obraz sytuacji finansowej firmy. Koszty prowadzenia konta firmowego można włożyć w koszty własne prowadzenia firmy. Dodajmy jeszcze, że odsetki generowane od środków na koncie firmowym, nie są objęte tzw. podatkiem Belki.
Przy zakładaniu działalności gospodarczej, jednym z etapów jest wypełnienie formularza CEIDG-1. Dane o rachunku bankowym wpisuje się w rubryce 27: 27.1 - dane identyfikacyjne rachunku bankowego związanego z prowadzeniem działalności 27.2 - dane identyfikacyjne rachunku bankowego niezwiązanego z prowadzeniem działalności (pkt 27.2 nie jest obowiązkowy). Numer rachunku podany w pkt 27.1 jest rachunkiem przeznaczonym do otrzymania na niego zwrotu podatku. Należy pamiętać, że w formularzu CEIDG-1 należy podać wszystkie numery rachunków bankowych powiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (załącznik CEIDG-RB).
Rachunek bankowy na Białej Liście Podatników
Biała Lista jest potwierdzeniem, że nasza firma i firma partnera biznesowego jest czynnym płatnikiem podatku VAT. Z dniem 1 września 2019 zastąpiła ona dotychczasowe wykazy podatników VAT (zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych, przywróconych). Na listę firmy trafiają „z automatu”, czyli nie trzeba nic robić, bo potrzebne informacje szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), odpowiadający za prowadzenie wykazu, pobrał (i cały czas pobiera, bo aktualizacja listy odbywa się raz na dobę, w każdy dzień roboczy) z dostępnych rejestrów publicznych. Jednak dobrze jest sprawdzić, czy dane firmy są poprawne, bo jeśli nie, trzeba złożyć wniosek o ich korektę.
Gdy po 1 stycznia 2020 zapłacimy partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 000 zł na inny rachunek bankowy, niż widnieje na Białej Liście Podatników:
- nie będzie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tys. zł (nie ma znaczenia liczba transakcji, na jaką podzielona zostanie płatność wynikająca z jednej faktury),
- poniesiemy ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.
Sankcji nie będzie, o ile najpóźniej w ciągu 3 dni od dokonania przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformowany o tym zostanie naczelnik urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Banki przyjazne kontom firmowym
Nie ma co ukrywać, że produkt bankowy, jakim jest konto firmowe, jest obiektem konkurencji między bankami. Na pierwszy rzut oka wygląda, że w każdym banku są podobne warunki w przypadku zakładania i prowadzenia kont firmowych, szczegóły zawierają dopiero regulaminy, które podają minimalny okres lojalnościowy i rodzaje wymaganych operacji. Konto firmowe jest droższe niż konto prywatne, ale koszty jego obsługi można wpisać w całości w koszty firmy. Za utrzymywanie konta firmowego i wykonywanie za jego pośrednictwem różnych płatności banki odwdzięczają się klientom różnymi premiami, oferują także inne usługi (np. księgowe) i atrakcyjne linie kredytowe.
Quiz. Czy znasz podstawowe terminy bankowe? Sprawdź to!
