Elastyczny czas pracy - kto skorzysta z nowych przepisów Kodeksu pracy? Jak złożyć wniosek o elastyczny czas pracy?

Od kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy, które wprowadzają prawo pracowników do wnioskowania o elastyczną organizację pracy. Mają one na celu ułatwienie łączenia obowiązków zawodowych z opieką nad dziećmi do ukończenia 8. roku życia.

Spis treści

1. Elastyczny czas pracy w dyrektywie work-life balance
2. Jakie rodzaje elastycznej organizacji pracy?
3. Wniosek o elastyczny czas pracy
4. Czy pracodawca może odmówić elastycznego czasu pracy?
5. Czy można zwolnić pracownika, który wnioskuje o elastyczny czas pracy?

Elastyczny czas pracy w dyrektywie work-life balance

Wprowadzenie elastycznej organizacji pracy do Kodeksu pracy wynika z dostosowania polskiego porządku prawnego do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE – popularnie określana jako „dyrektywa work-life balance”.

W motywie 34 tej dyrektywy wskazano zasadniczy cel wprowadzenia nowego uprawnienia do elastycznej organizacji pracy: „Aby zachęcić pracowników będących rodzicami i opiekunów do pozostania na rynku pracy, pracownikom tym należy dać możliwość dostosowania ich rozkładów pracy do osobistych potrzeb i preferencji. W tym celu i z myślą o potrzebach pracowników powinni oni mieć prawo do wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy w celu dostosowania swojej organizacji pracy […], tak aby umożliwić im sprawowanie opieki.”

Zgodnie z nowym art. 188¹ Kodeksu pracy, wnioski pracowników dotyczące elastycznej organizacji pracy są rozpatrywane przez pracodawcę, który ma uwzględnić potrzeby i możliwości obu stron.

• Jak nowy Kodeks pracy zmienia pracę zdalną?
• Dodatkowe urlopy 2023 - zmiany w kodeksie pracy
• Praca w niedziele i święta a dodatkowe wynagrodzenie
• Dodatkowe przerwy w pracy w 2023 - komu przysługują?

Jakie rodzaje elastycznej organizacji pracy?

Pracownik składający wniosek może wybrać, jaki rodzaj elastycznej organizacji pracy chciałby zastosować. Do wyboru jest:

• praca zdalna,
• system przerywanego czasu pracy,
• system skróconego tygodnia pracy,
• system pracy weekendowej,
• ruchomy czas pracy,
• indywidualny rozkład czasu pracy,
• obniżenie wymiaru czasu pracy.

Wniosek o elastyczny czas pracy

Wniosek o elastyczną organizację pracy powinien być złożony przez pracownika w formie papierowej lub elektronicznej. Pracownik ma swobodę wyboru, jak złożyć wniosek, ale ważne jest, aby treść wniosku została utrwalona.

Wniosek powinien być złożony nie później niż 21 dni przed planowanym przez pracownika rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Nieprzestrzeganie tego terminu przez pracownika nie powinno natomiast skutkować automatyczną negatywną decyzją. Jeżeli zmiana organizacji pracy zgłoszona przez pracownika nie wpływa znacząco na funkcjonowanie firmy i jest zgodna z przedstawionymi przez pracownika powodami, pracodawca powinien uwzględnić wniosek.

W samym wniosku pracownik powinien podać swoje dane, a także imię, nazwisko i datę urodzenia dziecka. Ponadto, należy wskazać przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy, termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z niej, oraz formę elastycznej organizacji pracy, z której pracownik chciałby skorzystać.

Jeśli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych informacji, pracodawca powinien wezwać pracownika do ich uzupełnienia lub doprecyzowania, z założeniem możliwości wstrzymania rozpatrywania wniosku do tego czasu.

Czy pracodawca może odmówić elastycznego czasu pracy?

Podczas rozpatrywania wniosku, pracodawca ma uwzględnić potrzeby pracownika, termin i przyczynę korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości firmy, takie jak zachowanie normalnego toku pracy, organizacja pracy i rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika.

Ostateczna decyzja powinna zależeć od oceny uwzględniającej te czynniki. Pracodawca powinien poinformować pracownika o wyniku rozpatrzenia wniosku w ciągu 7 dni od jego otrzymania – w razie odmowy uwzględnienia wniosku ma obowiązek podania przyczyn odmowy. Dopuszczalne jest również zaproponowanie przez pracodawcę innego terminu skorzystania z elastycznej organizacji pracy przez pracownika składającego wniosek.

Jeśli pracodawca nie odpowie na wniosek w terminie, pracownik nie może samowolnie rozpocząć korzystania z elastycznej organizacji czasu pracy zgodnie ze swoim wnioskiem. Wszelkie zmiany w organizacji pracy muszą zostać zaakceptowane przez pracodawcę ze względu na znaczenie dla funkcjonowania firmy – pomimo tego, że pracodawca może zostać ukarany za niestosowanie nowych przepisów, należy pamiętać, że skorzystanie z elastycznej organizacji pracy zanim pracodawca udzieli na to zgody może być potencjalną podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego.

Zgodnie z nowymi przepisami karnymi, zignorowanie przez pracodawcę wniosku pracownika może być uznane za naruszenie przepisów dotyczących elastycznej organizacji pracy, co może skutkować dla pracodawcy karą grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Czy można zwolnić pracownika, który wnioskuje o elastyczny czas pracy?

Pracownik nie może być zwolniony tylko dlatego, że złożył wniosek o elastyczną organizację pracy – wnioskowanie przez pracownika o objęcie go elastyczną organizacją pracy nie może być powodem do wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę, ani do prowadzenia przygotowań do takich działań.

Warto zaznaczyć, że w razie sporu, to pracodawca będzie mieć obowiązek udowodnienia, że podjęta decyzja o rozwiązaniu umowy o pracę była motywowana innym powodem niż złożenie przez pracownika wniosku o elastyczną organizację pracy. Jednocześnie pracownik będzie jednak musiał przedstawić fakty, które uprawdopodabniają, że przyczyny wskazane w oświadczeniu rozwiązującym umowę o pracę mają związek z złożeniem przez niego wniosku o elastyczną organizację pracy.

W ocenie autora, wprowadzenie prawa do wnioskowania o elastyczną organizację pracy stanowi istotny krok w kierunku tworzenia bardziej elastycznego i zrównoważonego rynku pracy, uwzględniającego zmieniające się potrzeby i oczekiwania pracowników. Jest ono reakcją na rosnące zapotrzebowanie pracowników na większą równowagę między pracą a życiem prywatnym. Umożliwienie elastycznej organizacji czasu pracy może przynieść wiele korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Pracownicy będą potencjalnie mogli lepiej połączyć swoje obowiązki rodzinne z wymaganiami zawodowymi, co przyczynić się powinno do zwiększenia ich satysfakcji i efektywności. Z kolei pracodawcy mogą zyskać lojalnych i bardziej zaangażowanych pracowników.

Michał Nocuń, prawnik w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek