Te zmiany w prawie pracy pracodawcy muszą wdrożyć do 17 maja 2024! Dotyczą każdego kto pracuje przy komputerze

Zmiany w prawie pracy 2024 dotyczą nowych obowiązków dla pracodawców zatrudniających pracowników na stanowiskach pracy „przy komputerze” i to niezależnie od tego, czy pracują w biurze czy zdalnie. O jakich zmianach mowa? Pracodawcy mają czas na ich wdrożenie do 17 maja.

Spis treści

1. Zmiany w prawie pracy 2024 - nowa definicja stanowiska pracy
2. Nowy obowiązek - stacjonarny monitor ekranowy lub podstawka
3. Nowe przepisy także dla pracowników zdalnych
4. Szkła kontaktowe jako alternatywa dla okularów do pracy
5. Nowe przepisy wdrożone do 16 maja 2024
6. O co warto poprosić prawnika?

Zmiany w prawie pracy 2024 - nowa definicja stanowiska pracy

Określenie, co składa się na stanowisko pracy pracownika wymagało aktualizacji, podobnie jak większość zapisów Rozporządzenia, przede wszystkim z uwagi na upływ czasu i potrzebę dostosowania tych składowych do współczesnych realiów wykonywania pracy. Zgodnie z nowymi przepisami poprzez „stanowisko pracy” należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika;
• krzesłem i stołem;
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

W poprzedniej wersji Rozporządzenia, na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe np. mysz stanowiła wyposażenie dodatkowe, a krzesło i stół wyposażenie pomocnicze. W wyposażeniu podstawowym nie ma już mowy o jednostce centralnej i stacji dyskietek. Ma to oczywiście istotne znaczenie pod katem dostosowania takiego stanowiska pracy przez pracodawcę, w zgodzie z nowymi wymogami.

Nowy obowiązek - stacjonarny monitor ekranowy lub podstawka

Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli pracownik przez co najmniej połowę dobowego wymiaru pracy korzysta z laptopa, jego stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu, tak aby górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, a także w dodatkową klawiaturę i mysz.

Z przepisu wynikają dwie możliwości wyposażenia stanowiska pracy. To, który wariant pracodawca wybierze jest wyłącznie jego wyborem, choć oczywiście może wziąć tutaj pod uwagę indywidualne preferencje pracownika.

Pracownik pracujący "na laptopie" nie może natomiast zmusić pracodawcy do dołożenia do stanowiska pracy monitora stacjonarnego, podczas gdy pracodawca przewidział w tym zakresie podstawkę.

Nowe przepisy także dla pracowników zdalnych

Rozwiewając nasuwające się do razu wątpliwości wskazać należy, że nowe przepisy dotyczą też pracowników zdalnych. Przepisy nie odpowiadają jednak wprost, czy pracodawca musi zaopatrzyć pracownika zdalnego w stacjonarny monitor ekranowy. Ma jednak obowiązek poinformować go o nowych wymaganiach, jakie ma spełniać stanowisko i poprosić go o podpisanie oświadczenia, że jego miejsce pracy zdalnej spełnia wymagania BHP (jeśli pracownik korzysta ze swojego sprzętu).

Należy też pamiętać, że pracownikowi na pracy zdalnej za użytkowanie prywatnego sprzętu, w tym urządzeń technicznych w celach zawodowych, przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Szkła kontaktowe jako alternatywa dla okularów do pracy

Zmiany w Rozporządzeniu obejmują również kwestię okularów i szkieł kontaktowych refundowanych przez pracodawcę. Do tej pory Rozporządzenie mówiło wprost, jedynie o konieczności zapewnienia pracownikowi okularów, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Nowe rozporządzenie przewiduje, że pracownik będzie mógł (na równi co do okularów) ubiegać się o dofinansowanie również w zakresie szkieł kontaktowych. Pozostałe warunki dotyczące tego obowiązku po stronie pracodawcy pozostają bez zmian. Mimo doprecyzowania w Rozporządzeniu kwestii wydawałoby się oczywistej, sam zapis w zakresie możliwości dofinansowania szkieł kontaktowych pozostawia wiele wątpliwości interpretacyjnych.

Nie ma odgórnie ustalonych żadnych szczegółowych zasad dotyczących refundacji. Terminy, zakres refundacji i kwoty, pracodawca będzie musiał zatem uregulować sam w wewnętrznym akcie, np. regulaminie. Należy mieć również na względzie, że uregulowanie aktualnie kwestii dofinansowania w zakresie szkieł kontaktowych dla pracowników jedynie potwierdza i tak już istniejącą w dużej mierze praktykę pracodawców, którzy akceptowali korzystanie z dofinansowania również w zakresie szkieł kontaktowych i regulowali tę kwestię w swoich wewnętrznych dokumentach pracowniczych.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że niezależnie od tego, czy mówimy o okularach dla pracowników, czy szkłach kontaktowych, w każdym przypadku musi być spełniony warunek, że pracownik spędza przy monitorze, co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a konieczność korzystania z okularów korekcyjnych bądź soczewek wykazały profilaktyczne lub okresowe badania lekarskie.

Nadto dofinansowanie pracodawcy do okularów i soczewek nie podlega opodatkowaniu. To oznacza, że zwrot, który pracownik dostanie za wykupione okulary, bądź szkła kontaktowe nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

• Dofinansowanie do okularów - ile wynosi dofinansowanie do okularów od pracodawcy? Jak je uzyskać?

Nowe przepisy wdrożone do 16 maja 2024

Nowe przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe weszły w życie 17 listopada 2023 r. Zgodnie z nimi, pracodawcy będą zobowiązani do dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzonych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Oznacza to, że pracodawcy (u których przed 17 listopada 2023 r. funkcjonowały już stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe) powinni mieć przygotowane stanowiska pracy według nowych regulacji już do 17 maja 2024 r. Dla nowych stanowisk pracy tj. utworzonych po wejściu w życie Rozporządzenia, pracodawca musi od razu zagwarantować prace, przy uwzględnieniu nowych wymogów.

O co warto poprosić prawnika?

Zmiany wprowadzone Rozporządzeniem, choć z pozoru oczywiste, w praktyce mogą nastręczyć wiele problemów praktycznych – interpretacyjnych. W pierwszej kolejności warto zwrócić się o analizę prawną, która będzie identyfikowała stanowiska pracy u danego pracodawcy pod kątem tego, których stanowisk będą dotyczyły zmienione wymogi wynikające z Rozporządzenia.

W większości przypadków, należało będzie zaktualizować dokumenty wewnątrzzakładowe, w tym chociażby regulamin pracy zdalnej (jeśli do tej pory był stosowany u danego pracodawcy), ewentualnie w razie potrzeby wprowadzić dokumenty wewnętrzne regulujące kwestie, co do których Rozporządzenie pozostawiło „furtkę” do dostosowania indywidualnie przez pracodawców np. co do terminów, kwot dofinansowania szkieł kontaktowych dla pracowników, czy tego, jakiej treści oświadczenia, w jakiej formie i terminie pracownicy pracujący zdalnie powinni złożyć pracodawcy w odniesieniu do korzystania z ekranów monitorowych.