Jak wyliczyć ryczałt za pracę zdalną 2023? Czy do rozliczenia z pracownikiem potrzebne są rachunki?

Praca zdalna cieszy się dużym powodzeniem. Jednak wykonywanie jej wiąże się z obowiązkiem pokrycia przez pracodawcę niektórych wydatków ponoszonych przez pracownika. Zwrot ten może być zastąpiony ryczałtem, który powinien odpowiadać przewidywanej wysokości poniesionych wydatków. Jak wyliczyć ryczałt za pracę zdalną 2023?

Spis treści

1. Czy do rozliczenia pracy zdalnej potrzebne są rachunki?
2. Jak wyliczyć ryczałt za pracę zdalną 2023?
3. Czy potrzebna jest dokumentacja kalkulacji ryczałtu?

Od 7 kwietnia obowiązują przepisy o zwrocie kosztów pracy zdalnej. Pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej, internetu, telefonu i innych urządzeń wykorzystywanych przez pracownika podczas pracy zdalnej. Najczęściej wybieraną formą rozliczenia jest ryczałt. W jaki sposób udokumentować jego wysokość? Czy potrzebne są do tego prywatne rachunki pracownika?

• Praca zdalna - przepisy od 7 kwietnia 2023
• Ekwiwalent za pracę zdalną 2023 - ile za prąd czy internet musi zwrócić pracodawca
• Okazjonalna praca zdalna - 24 dni w roku od 7 kwietnia 2023

Czy do rozliczenia pracy zdalnej potrzebne są rachunki?

Pracodawcy mogą prosić pracowników o dostarczenie rachunków za energię elektryczną lub internet, ale nie jest to obowiązkiem. Faktury dotyczą całości energii wykorzystywanej w gospodarstwie domowym, więc nie są dobrą podstawą do ustalenia wysokości ryczałtu. Podobnie jest w przypadku internetu lub telefonu. Rachunek opiewa zwykle za miesięczne całodobowe korzystanie z łącza o określonej przepustowości.

Zgodnie z art. 67²⁴ § 4 kodeksu pracy wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Powinien więc być on zbliżony do realnych wydatków na prąd, internet czy telefon. W art. 67²⁴ § 5 kodeksu pracy zapisano, że ustalając ryczałt, należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• ceny rynkowe narzędzi pracy i urządzeń technicznych,
• ceny rynkowe materiałów i ich ilość wykorzystaną na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Bogusław Kapłon, partner z Praktyki Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, wyjaśnia, że “przy ustalaniu ryczałtu firmy mogą, ale nie muszą bazować na rachunkach za energię elektryczną czy za internet, jakie mogliby dostarczyć pracownicy”. Korzystanie z prywatnych rachunków może nawet utrudniać kalkulację stawek ryczałtu, ponieważ mogą one zawierać pozycje, które w żaden sposób nie są związane z wykonywaniem pracy, np. raty za zakupione urządzenie.

Jak wyliczyć ryczałt za pracę zdalną 2023?

W celu określenia wysokości ryczałtu za prąd można wykorzystać dane o średniej cenie energii elektrycznej w okolicy, w której mieszka dany pracownik. W dużych przedsiębiorstwach zatrudniających wiele osób bardziej realne jest wykorzystanie średniej ceny energii elektrycznej.

Rozliczając internet i telefon można w obliczeniach przyjąć cenę rynkową za usługi telekomunikacyjne.

Wartość energii elektrycznej odpowiadającą zużyciu przez dane urządzenie należy pomnożyć przez liczbę godzin przewidywanej pracy. Podobnie koszt korzystania z internetu przez godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin.

Jeśli przyjmiemy, że pracownik powinien pracować określoną liczbę godzin dziennie, można wyliczyć ryczałt za dzień pracy, a następnie pomnożyć go przez liczbę dni i otrzymać stawkę miesięczną.

Czy potrzebna jest dokumentacja kalkulacji ryczałtu?

Wysokość stawki ryczałtu nie powinna być ani za niska, ani za wysoka. Powinna odpowiadać rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika. Istnieje zagrożenie, że ryczałt, który jest zwolniony z PIT I ZUS, może stanowić sposób na dodatkowe wynagrodzenie. - Dlatego pracodawcy powinni dysponować udokumentowaną kalkulacją ryczałtu na wypadek kontroli skarbowej – wyjaśnia Paulina Grotkowska, Counsel z praktyki prawa pracy z kancelarii Bird & Bird.