Pracodawca chce cię odwołać z urlopu? Kiedy może to zrobić i co ci się należy w zamian?
Przepisy kodeksu pracy dają pracodawcy prawo do odwołania pracownika z urlopu, ale ograniczają się do stwierdzenia, że musi być ważny ku temu powód. Pracownikowi zaś dają prawo do otrzymania zwrotu kosztów jakie w związku z tym poniósł. A szczegóły? Na jakich zasadach odbywa się odwołanie pracownika z urlopu? Sprawdź, bo spotkać to może każdego.
Spis treści
- Zmiana terminu urlopu czy odwołanie z urlopu
- Jakie mogą być przyczyny odwołania z urlopu?
- Odwołanie z urlopu: jak pracodawca ma zakomunikować decyzję pracownikowi
- Odwołanie z urlopu: jak pracodawca może sobie zapewnić techniczną możliwość
- Czy pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie za odmowę powrotu z urlopu
- Jakie koszty odwołania z urlopu musi pokryć pracodawca?
Termin urlopu wypoczynkowego może ulec zmianie jeszcze przed rozpoczęciem urlopu ustalonego wcześniej między pracownikiem a pracodawcą, a nawet wpisanego formalnie do planu urlopów i odpowiednio wcześnie zaakceptowanego.
Zmiana terminu urlopu czy odwołanie z urlopu
Kodeks pracy przewiduje obie te możliwości.
Mimo że urlop został zaakceptowany przez pracodawcę, istnieje możliwość zmiany jego terminu. Może do tego dojść:
- na wniosek pracownika – powinien być on odpowiednio uzasadniony;
- na podstawie decyzji pracodawcy – w sytuacji szczególnej, jeśli nieobecność istotnie zakłóciłaby działanie firmy.
Jak wyjaśnia Paulina Włodarczyk, księgowa w firmie inFakt, dodatkowo do zmiany terminu urlopu wypoczynkowego musi dojść w sytuacji, gdy pracownik ma usprawiedliwioną nieobecność w pracy, np.:
- zwolnienie lekarskie na skutek choroby (jeśli w trakcie urlopu wypoczynkowego zatrudniony zachoruje, to korzysta ze zwolnienia lekarskiego, a nie z urlopu);
- powołanie na ćwiczenia wojskowe;
- urlop macierzyński, rodzicielski czy ojcowski.
W przypadku zmiany terminu urlopu, pracownik ma prawo do jego wykorzystania w innym, ustalonym czasie.
Pracodawca ma jednak także prawo odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Jednak może się to odbyć jedynie w szczególnych okolicznościach, które nie istniały w chwili rozpoczęcia przerwy urlopowej. Dodatkowo, w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokryć koszty w związku z odwołaniem pracownika z urlopu np. koszty transportu czy koszty niewykorzystanego pobytu również obejmujące rodzinę, jeśli urlop był spędzany z bliskimi.
Jakie mogą być przyczyny odwołania z urlopu?
Ogólne sformułowanie „z powodu szczególnych potrzeb firmy” wymaga odpowiedniego uzasadnienia ze strony pracodawcy odwołującego pracownika z urlopu. Jeśli bowiem zdaniem pracownika pracodawca nadużył tego prawa i zaskarży go z tego tytułu do inspekcji pracy albo do sądu pracy, pracodawca będzie musiał tak czy owak dowieść, że zostały spełnione przesłanki „szczególnych potrzeb”.
W praktyce takie szczególne potrzeby mogą być najrozmaitsze: od konieczności pilnego usunięcia awarii systemu informatycznego (specjaliści IT) po podjęcie kluczowej dla losów firmy decyzji (członek zarządu). Ważne jest, że pracy lub czynności wymagających wykonania w trybie pilnym nie może wykonać inny pracownik, a brak jej wykonania narazi firmę na poważne straty.
Ale nie muszą to być wyłącznie sytuacje awaryjne. Z praktyki rozstrzygania sporów w tej kwestii wynika, że za taką szczególną potrzebę firmy można uznać nawet niespodziewane pozyskanie w trakcie urlopu pracownika intratnego nowego zlecenia, którego wykonanie ma istotne znaczenie dla budżetu firmy, a nie mogło być przewidziane przed rozpoczęciem urlopu przez niezbędnego do realizacji tego zlecenia pracownika.
Odwołanie z urlopu: jak pracodawca ma zakomunikować decyzję pracownikowi
Z tym jest nie lada problem. Co do zasady, pracownik nie ma obowiązku zabierać z sobą służbowego telefonu ani sprawdzać wiadomości w służbowej skrzynce pocztowej.
Telefon i poczta prywatna? Pracodawca może mieć numer i adres – chociażby z procesu rekrutacji – ale inspektor danych osobowych wyraźnie dawno to już zakomunikował, że może formalnie korzystać z takich kanałów komunikacji tylko po warunkiem, że ma do tego upoważnienie od pracownika.
Z formalnego punktu widzenia nie ma pracodawca też prawa żądać od pracownika podawania adresu miejsca, w którym będzie spędzał urlop. Może też wysłać telegram do miejsca zamieszkania, ale bez gwarancji, że ktokolwiek go odbierze i zareaguje.
To sprawia, że w typowym przypadku pracodawca ma techniczną możliwość odwołania pracownika z urlopu tylko w momencie, kiedy ten jeszcze tego urlopu nie zaczął. Praktyka jest bowiem taka, że najpierw składa się wniosek o urlop i zaczyna go po akceptacji pracodawcy. Jeśli więc już pracodawca wyraził zgodę na urlop, a pracownik go jeszcze nawet nie zaczął, to możliwe jest odwołanie urlopu, które ma wszelkie znamiona odwołania z urlopu. To ważne, bo w takiej sytuacji należy się pracownikowi zwrot poniesionych kosztów, np. wykupionych wczasów krajowych, rezerwacji hoteli czy biletów lotniczych na wyjazd zagraniczny.
Jeśli urlop był zaplanowany, ale pracodawca w ostatniej chwili nie podpisał wniosku urlopowego, ze zwrotem kosztów może być większy problem.
Stąd praktyczna wskazówka – jeśli z urlopem będą się wiązały poważniejsze koszty, lepiej wniosek o urlop złożyć wcześniej, uzyskać jego akceptację i dopiero potem ponosić wydatki. Rzecz jasna, jeśli odmowa dotyczy urlopu, który był w formalnym planie urlopów, pracownik może wnioskować o zwrot poniesionych kosztów nawet jeśli pracodawca urlopu mu w tym terminie odmówił, ale przepisy co do odszkodowania nie są już tak stanowcze.
Odwołanie z urlopu: jak pracodawca może sobie zapewnić techniczną możliwość
Ogólne zasady komunikowania się z pracownikiem mogą być jednak zmodyfikowane przez wewnętrzne regulacje w zakładzie pracy – zarówno w regulaminie pracy jak w indywidualnie zawieranej umowy z pracownikiem.
Taka praktyka zazwyczaj dotyczy węższego grona specjalistów i menadżerów, których obecność w firmie jest konieczna z przywołanych wcześniej powodów.
Innym rozwiązaniem jest upoważnienie pracodawcy do wykorzystania w pilnych prawach prywatnego numeru telefonu lub prywatnego e-maila.
W jednym i drugim przypadku może też być formalnie określony sposób komunikowania się pracodawcy z pracownikiem w czasie urlopu. W tym trybie pracodawca będzie mógł więc zakomunikować pracownikowi, że odwołuje go z urlopu.
Czy pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie za odmowę powrotu z urlopu
Jeśli pracodawca korzysta z uprawnień do odwołania pracownika z urlopu określonych w kodeksie pracy, odmówić nie można.
Pracodawca ma jednak obowiązek określenia realnego terminu powrotu do pracy. Jest to szczególnie istotne gdy np. pracownik przebywa na urlopie za granicą a w sezonie urlopowym może być kłopot z uzyskaniem połączenia lotniczego czy kolejowego.
Z kolei z formalnego punktu widzenia odmowa powrotu z urlopu będzie stanowiła naruszenie obowiązków pracowniczych – z wszelkimi tego konsekwencjami przewidzianymi w przepisach prawa pracy i wewnętrznych regulacjach zakładu pracy. Jeśli odmowa będzie spełniać przesłanki ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, pracodawca ma prawo do zwolnienia pracownika ze skutkiem natychmiastowym.
Jakie koszty odwołania z urlopu musi pokryć pracodawca?
Przepisy kodeksu pracy stanowią, że pracodawca ma pokryć koszty poniesione przez pracownika odwoływanego z urlopu w bezpośrednim związku z tym odwołaniem.
Co to oznacza w praktyce? Będą to np. zwrot wykupionych wczasów czy zapłaconych hoteli za okres, którego pracownik nie będzie mógł wykorzystać w związku z odwołaniem z urlopu. Ponadto zwrot wszystkich innych wydatków z tytułu rezerwacji, których nie da się odwołać bezkosztowo: wizyt w muzeum, wewnętrznych wycieczek, biletów na imprezy kulturalne i sportowe itp. Dotyczy to także dodatkowych kosztów związanych z podróżą powrotną – np. dopłaty do biletu lotniczego za zmianę terminu lotu.
Pracodawca ma prawo żądać od pracownika odpowiedniego udokumentowania takich wydatków w postaci faktur, rachunków czy innych dokumentów.
Z kolei pracownik ma też prawo żądać ustalenia zaraz po powrocie z przerwanego urlopu ustalenia terminu, w którym będzie mógł wykorzystać „zabraną” część urlopu wypoczynkowego.
