Kryteria oceny ofert cz. IV

W procedurach przetargowych coraz częściej jedynym kryterium oceny ofert staje się cena. Taki sposób postępowania nie zawsze służy wyborowi najlepszych oferentów. Ułatwia co prawda komisji przetargowej wybór, ale czasem przynosi szkodę samemu zamawiającemu.

Cena jako jedyne kryterium oceny ofert

Załóżmy, że zamawiający ogłasza przetarg na wymianę okien w budynku urzędu. Jeżeli jako jedyne kryterium ustali cenę, może mieć problem. Przetarg bowiem może wygrać firma, której produkty są gorszej jakości i dlatego tańsze. Chyba że, zamawiający określi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) wysokie parametry techniczne, które uchronią go przed gorszymi produktami. Gdyby jako drugie kryterium podał okres gwarancji i przyznał mu wagę np. 15%, mógłby uzyskać produkty lepszej jakości. Oczywiście z zastrzeżeniem, że maksymalną liczbę punktów można uzyskać za okres gwarancji np. 7 lat.

Zasadniczo ustawodawca nie narzuca, jakie kryteria ma stosować zamawiający. Jest jednak jeden wyjątek od tej zasady. Wyobraźmy sobie, że zamawiający postanowił ogłosić przetarg w trybie zapytania o cenę na zakup komputerów. Opisał szczegółowo przedmiot zamówienia i ustalił dwa kryteria oceny ofert: cenę (waga 90%) i termin wykonania zamówienia (waga 10%), gdyż zależało mu na szybkiej realizacji zamówienia. W tej sytuacji złamał przepisy prawa. Zgodnie bowiem z art. 72 ust 2 ustawy, zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.

Przy kryterium ceny warto pozostać, gdy przedmiotem zamówienia jest rzecz "wystandaryzowana", jednakowego gatunku, np. olej opałowy, papier do drukarek.

Zamawiający nie może zmieniać kryteriów w trakcie przetargu

W szczególnych przypadkach, zamawiający zmieniają kryteria w trakcie procedury przetargowej, tłumacząc się także względami obiektywnymi, sytuacją, której nie byli w stanie przewidzieć oraz dobrem społecznym.

Pewien burmistrz ogłosił przetarg na wymianę w jednej ze szkół pieca centralnego ogrzewania. Początkowo w specyfikacji ustalono dwa kryteria: cena (waga 75%) i okres gwarancji na piec (waga 25%). Jednak tydzień przed otwarciem ofert zamawiający doszedł do wniosku, że ponieważ zbliża się zima, trzeba zmodyfikować kryteria. Dokonał następującej zmiany wyznaczników: cena (waga 70%), termin wykonania (waga 15%) okres gwarancji na piec (waga 15%). Czy w tej sytuacji postąpił zgodnie z prawem? Odpowiedź brzmi: nie. O ile termin wykonania może stanowić jedno z kryteriów, o tyle zmiana kryteriów po ogłoszeniu przetargu jest niedopuszczalna. Potwierdzeniem tej tezy jest wyrok ZA z 5 czerwca 2006 r. (sygn. akt: UZP/ZO/0-1593/06). Jakakolwiek modyfikacja w trakcie przetargu raz podanych w SIWZ kryteriów oceny ofert jest zabroniona. Wniosek ten wynika wprost z art. 91 ust. 1 ustawy. Zamawiający może dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w SIWZ. Jeżeli uczyni inaczej, takie postępowanie jest obarczone wadą i powinno zostać unieważnione. Po upływie terminu składania ofert zamawiający nie może zmienić kryteriów, jakimi będzie się kierował przy wyborze oferty.

Najważniejsze zasady przy formułowaniu kryteriów oceny ofert – podsumowanie

Na koniec raz jeszcze warto przytoczyć najważniejsze zasady ustalania kryteriów oceny ofert.

• Cena zawsze musi być jednym z kryteriów oceny ofert.

• Każde z kryteriów musi mieć przypisaną wagę wyrażoną w procentach, np. cena (waga 80%), termin wykonania (waga 20%). Suma wag procentowych powinna wynosić łącznie 100%. Cena nie musi być kryterium o najwyższej wadze, choć praktyka pokazuje, że ma ona zwykle wagę co najmniej 50%. Ustalając kryteria, trzeba być bardzo ostrożnym, by nie doprowadzić do sytuacji, w której produkt o nieznacznie lepszej jakości kosztuje znacznie więcej od pozostałych trochę niższej jakości. Potwierdzeniem tej tezy jest Wyrok ZA z 1 czerwca 2005 r. ( sygn. akt: UZP/ZO/0- 1118/05).

• Kryteria powinny odnosić się wyłącznie do przedmiotu zamówienia. Nie mogą zatem dotyczyć właściwości ekonomicznej, technicznej lub jakościowej wykonawcy. Wyjątkiem od tej zasady są usługi wymienione literalnie, w art.5 ustawy.

• Ocenę stopnia spełniania danego kryterium przez poszczególne oferty, zamawiający powinien dokonać przez matematyczne porównanie każdej ze złożonych ofert z ofertą, która w najwyższym stopniu spełnia to kryterium.

• Wszystkie zastosowane kryteria powinny mieć charakter mierzalny, tzn. aby móc przyznać daną liczbę punktów za stopień spełniania poszczególnych kryteriów na podstawie matematycznych obliczeń.

• Jeżeli zamawiający sięga po kryterium niemierzalne, musi je jak najdokładniej opisać, zarówno w ogłoszeniu jak i w specyfikacji. Powinien podać zarówno jego wagę oraz sposób dokonywania jego oceny. Należy pamiętać, że każdy z członków komisji, jeżeli taka zostaje powołana do oceny ofert, powinien wypełnić druk ZP 17, czyli tzw. kartę indywidualnej oceny poszczególnych ofert. 

• Zamawiający powinien wskazać, które informacje zamieszczone w ofercie będzie oceniał.

• Każde kryterium, jakie ustanawia zamawiający, powinno być wyrażone w takiej samej skali. Jeżeli ustala dwa kryteria: cena (waga 85%) i termin wykonania (waga 15%), to oba one muszą być wyrażone w skali punktowej. W tej sytuacji najkorzystniejsza oferta może uzyskać maksymalnie za cenę 85 pkt., natomiast za termin wykonania - 15 pkt. W tym przypadku zamawiający jest oczywiście zobowiązany wskazać wzór matematyczny, jakim będzie się posługiwał przy ocenie złożonych ofert.