Wynajem powierzchni magazynowej. Gdzie, za ile i na jakich warunkach?

Przy wynajmie powierzchni magazynowej liczy się przede wszystkim lokalizacja i cena najmu. Na co powinni zwrócić uwagę wynajmujący i najemcy? Jakie są prawa i obowiązki wynajmującego powierzchnię magazynową, a jakie najemcy? Jak spisać umowę?

Spis treści

1. Wynajem powierzchni magazynowej - jaka najlepsza lokalizacja?
2. Cena najmu powierzchni magazynowej
3. Zapis umowy najmu powierzchni magazynowej
4. Prawa i obowiązki wynajmującego oraz najemcy
5. Plusy i minusy najmu powierzchni magazynowej
6. Plusy i minusy wynajmowania
7. Budowanie pod najemców
8. Szybciej, lepiej, taniej - pomoc doradców

Sektor magazynowy jako jedyny segment rynku nieruchomości komercyjnych nie odczuł negatywnych zmian wynikających z wybuchu epidemii koronawirusa. Wyniki za 2020 rok były rekordowe – całkowity popyt wyniósł 4,8 mln m², nowe umowy i ekspansje stanowiły ponad 70% ogólnego wolumenu zawartych umów. Wobec dalszego rozwoju e-handlu i rosnącego zainteresowania magazynami ze strony najemców można z dużym prawdopodobieństwem założyć, że rynek będzie się dalej rozwijał, inwestorzy nie zwolnią tempa, a popyt utrzyma się na wysokim poziomie. Na co zwrócić uwagę, poszukując powierzchni magazynowej? Jaki są priorytety właścicieli budynków i najemców?

Wynajem powierzchni magazynowej - jaka najlepsza lokalizacja?

W procesie wynajmu hali czy magazynu najistotniejszym zadaniem i jednocześnie jednym z głównych wyzwań jest znalezienie właściwej lokalizacji. To trudne zadanie nawet dla doświadczonych przedsiębiorców, którzy znają rynek i jego realia. Co do zasady najbardziej poszukiwane są tereny dobrze widoczne i wyeksponowane. Ważny jest dobry dostęp do węzłów komunikacyjnych i tras szybkiego ruchu, co znacząco usprawnia logistykę i skraca czas operacji. Ocenę danej lokalizacji trzeba oczywiście wykonać z uwzględnieniem specyfiki planowanej działalności. Zdecydowana większośćhal przemysłowych znajduje się na obrzeżach dużych miast lub poza nimi. Taka lokalizacja jest optymalna, ponieważ powierzchnia jest tańsza (ceny terenów inwestycyjnych poza miastami są znacznie niższe niż w ich pobliżu, a tym samym koszty inwestycji są mniejsze), a dzięki oddaleniu ich od aglomeracji unika się strat czasu wynikających z dużego natężenia ruchu samochodowego i częstych korków.

Priorytety są inne w przypadku tzw. SBU (ang. small business units), czyli hal zlokalizowanych w miastach, które usprawniają logistykę ostatniej mili i są ofertą dla firm znajdujących się w niewielkiej odległości od centrów miast – choćby z powodu bliskości klientów czy pracowników. Istotnym czynnikiem mającym wpływ na decyzję lokalizacyjną jest również specyfika lokalnego rynku pracy, m.in. kwestia dostępu do określonych kandydatów czy stopa bezrobocia. Ponadto jeżeli w pobliżu istnieje dużo innych obiektów magazynowych o podobnym profilu, można spodziewać się zwiększonej rotacji i problemów z utrzymaniem pracowników. Ważny czynnik stanowi także bliskość Specjalnej Strefy Ekonomicznej, której atutem (poza przywilejami podatkowymi) jest bardzo dobre przygotowanie gruntów, np. dostęp do mediów, ale również uregulowane kwestie środowiskowe. Ma to duże znaczenie w przypadku firm produkcyjnych, które coraz częściej zamiast budować własny zakład, decydują się na wynajem powierzchni w obiektach magazynowo-przemysłowych.

Cena najmu powierzchni magazynowej

Kluczowym czynnikiem jest także cena wynajmu powierzchni magazynowej lub produkcyjnej wraz ze strefą socjalno-biurową. Wbrew pozorom różnice mogą być znaczące, dlatego warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych ekspertów, którzy znają realia rynkowe i są w stanie zarekomendować najlepsze warunki z uwzględnieniem priorytetów klienta. Pozwala to znacząco zredukować koszty i uniknąć pomyłek obciążających budżet.

Na cenę wynajmu powierzchni magazynowej wpływają m.in.:

• lokalizacja,
• standard magazynu,
• długość umowy najmu,
• wyposażenie powierzchni,
• konieczność przeprowadzenia adaptacji wymaganych przez danego najemcę.

Powierzchnia standardowego składowania wyposażona w typowe regały magazynowe będzie znacznie tańsza niż przestrzeń, w której będą przechowywane np. zamrożone produkty spożywcze czy instalowane ciężkie maszyny produkcyjne wymagające wykonania specjalistycznych fundamentów. To samo dotyczy innych aspektów związanych ze specyfiką prowadzonej działalności czy wynikających z przepisów prawa, związanych np. z rozbudowaną wentylacją czy dostępem światła dziennego.

Wszelkie dostosowania generują dodatkowe koszty, które wynajmujący musi uwzględnić w cenie. Dotyczy to również powierzchni biurowej – jej aranżacji, standardu i wyposażenia. Podsumowując, wszystko, co odbiega od standardu deweloperskiego, generuje koszt, który będzie uwzględniony w umowie najmu. Dlatego jest szczególnie ważne, by na etapie tworzenia biznesplanu szczegółowo wypunktować wszelkie dodatkowe potrzeby, aby na późniejszym etapie uniknąć przykrych zaskoczeń.

Ważną kwestię stanowi opłata eksploatacyjna, czyli service chargé, której wysokość oraz elementy składowe są bardzo istotne w przypadku długoterminowego kontraktu, ponieważ przekładają się na duże kwoty (sięgające nawet połowy łącznych kosztów najmu). Na etapie negocjacji umowy trzeba precyzyjnie określić ich zakres i stworzyć zamknięty katalog opłat. W dużej mierze decyduje o nich wysokość ma wiek i standard budynku. Często opłaty są niższe w nowych, dopiero oddanych do użytku budynkach, ponieważ deweloper przez pierwszy rok kalendarzowy nie płaci podatku od nieruchomości. Nowoczesne obiekty mają również lepszą izolację termiczną, co przekłada się na większą efektywność energetyczną. Są też wyposażone w ekologiczne instalacje ograniczające zużycie wody, a także oświetlenie LED, które obniża koszt energii.

• Konwekcja czy radiacja - porównanie systemów ogrzewania. Który lepiej się sprawdzi w obiekcie wielkokubaturowym?
• Technologia LED stosowana w oświetleniu obiektów przemysłowych

Zapis umowy najmu powierzchni magazynowej

Podstawowym czynnikiem wpływającym na decyzję o wynajmie hali dla danej firmy jest jej wiarygodność – odpowiedni standing finansowy (opinia o sytuacji ekonomiczno-finansowej). W najlepszej pozycji są firmy o długiej historii i stabilnej sytuacji finansowej, te rozpoczynające działalność muszą liczyć się natomiast z pewnymi utrudnieniami w tym obszarze.Większość właścicieli powierzchni magazynowych stawia nowym firmom dodatkowe warunki i oczekuje przedstawienia ponadstandardowych zabezpieczeń w postaci zwiększonych wartości kaucji oraz gwarancji bankowych. Zwyczajowo wysokość gwarancji, której zwykle żądają właściciele budynków magazynowych, to równowartość sześciomiesięcznego czynszu najmu.

Częstą praktyką na rynku jest zawieranie umów długoterminowych na okres 3, 5, a nawet 10 lat. Ma to oczywiście swoje plusy i minusy. Często firmy (zwłaszcza w niepewnych czasach) obawiają się o swoją sytuację finansową i nie są skłonne do podejmowania takich zobowiązań. Długi okres w umowie ma jednak ważne atuty – to dla firmy gwarancja stabilnego prowadzenia działalności w wybranej lokalizacji. Przy terminowym regulowaniu zobowiązań umowa nie zostanie wypowiedziana, a firma nie będzie zmuszona do nagłej relokacji.

• Projekt i sposoby montażu instalacji PV na dachach hal przemysłowych

Długie umowy najmu są też ważne z perspektywy właścicieli obiektów magazynowych – zwiększają potencjalną wartość inwestycyjną danego magazynu czy parku. Krótkie kontrakty są z kolei atrakcyjne dla najemców prowadzących  uzależnioną od konkretnej umowy z klientem, np. głównie firm logistycznych, które często modyfikują zakres wynajmowanej powierzchni, dostosowując ją do aktualnych potrzeb swoich klientów. Kontrakty krótkoterminowe nie należą do częstych, ale w specyficznych sytuacjach można je wynegocjować. Dotyczy to zwłaszcza dużych klientów, którzy w skali globalnej wynajmują znaczne powierzchnie i mają strategiczne znaczenie dla dewelopera czy właściciela obiektu, jak również mniej atrakcyjnych czy starszych obiektów magazynowych, w przypadku których zwiększona elastyczność jest szansą na pozyskanie najemcy.

Zawierając umowę najmu powierzchni magazynowej, warto również zabezpieczyć sobie możliwość ekspansji, choćby w formie pierwszeństwa w najmie dodatkowej powierzchni w danej lokalizacji. Wraz z rozwojem firmy potrzeby rosną, a konieczność wynajmu dodatkowych metrów kwadratowych w innym miejscu komplikuje sprawy organizacyjne i logistykę. Należy także wynegocjować odpowiedni przydział miejsc parkingowych, który będzie odpowiadał specyfice danej działalności i zatrudnieniu. Kolejną kwestią, na jaką trzeba zwrócić uwagę, są zapisy dotyczące doprowadzenia powierzchni do stanu pierwotnego po wygaśnięciu umowy najmu. Zazwyczaj wiążą się z tym znaczne koszty, dlatego należy zadbać o maksymalne doprecyzowanie, kto je ponosi i w jakim zakresie.

Prawa i obowiązki wynajmującego oraz najemcy

Zawarcie umowy najmu powierzchni magazynowej rodzi konkretne zobowiązania dla każdej ze stron. Warto zdawać sobie sprawę z ich treści, by uniknąć zaskoczeń czy rozczarowań. Podstawowym obowiązkiem najemcy jest terminowe regulowanie czynszu wraz z opłatami eksploatacyjnymi. W razie problemów z płynnością ważny jest kontakt z właścicielem, wówczas przy odpowiednio wczesnej reakcji można podjąć wspólne ustalenia w tym obszarze, które zapobiegną zastosowaniu drastycznych rozwiązań. Umowa najmu określa również specyfikę prowadzonej przez najemcę działalności oraz przeznaczenie powierzchni – wszelkie odstępstwa od tych ustaleń wymagają aneksowania umowy i uzyskania zgody. Warto o to zawczasu zadbać, gdyż stawianie właściciela przed faktem dokonanym negatywnie wpływa na wzajemne relacje i może wywołać niepotrzebne napięcia.

Najemca powierzchni w hali magazynowej zazwyczaj dzieli ją z innymi podmiotami, dlatego każdy właściciel takiego obiektu opracowuje regulamin określający wzajemne relacje oraz zasady współdzielenia powierzchni wspólnych. Należy się stosować do tego dokumentu i uczulić pracowników, by również to robili.

Obowiązkiem właściciela jest z kolei udostępnienie wynajmowanej powierzchni w trybie 24/7, co wiąże się z odpowiednią organizacją pracy, np. w zakresie ochrony obiektu. Najemca zobowiązuje się do zachowania zajmowanej powierzchni w odpowiednich warunkach i czystości oraz bieżącego naprawiania uszkodzeń wynikających z jego winy, a właściciel ma prawo sprawdzać stan obiektu w ramach regularnych inspekcji. Jeśli usterka dotyczy infrastruktury utrzymywanej przez właściciela obiektu, najemca musi go o tym powiadomić i zapewnić dostęp do powierzchni celem usunięcia awarii. Wszelkie zmiany czy adaptacje dokonywane w obiekcie powinny być poprzedzone zgodą wynajmującego. Istotną kwestią jest również zabezpieczenie w umowie ewentualnej możliwości podnajmu. O ile nie ma w tej kwestii indywidualnych ustaleń, odpłatne lub nieodpłatne przekazanie części lub całości zajmowanej powierzchni wymaga wcześniejszej zgody wynajmującego. Najemca jest również zobowiązany do posiadania polisy ubezpieczeniowej, której szczegółowe warunki określane są indywidualnie w umowie.

• Inteligentny transport wewnętrzny w magazynach

Obowiązkiem wynajmującego jest zarządzanie nieruchomością zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, które umożliwiają najemcy niezakłócone prowadzenie działalności. W praktyce oznacza to dbanie o infrastrukturę i jej stan, przeprowadzanie wymaganych prawem inspekcji i przeglądów technicznych oraz wszelkich niezbędnych napraw pozwalających na korzystanie z obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem. Właściciel zazwyczaj odpowiada także m.in. za utrzymanie powierzchni wspólnych, odśnieżanie czy tereny zielone.

Musi zawrzeć polisę ubezpieczeniową OC, jak również majątkową,obejmującą obiekt wraz z jego wyposażeniem. Uprawnieniem każdej ze stron jest oczywiście możliwość rozwiązania umowy na określonych w niej zasadach (brak płatności należności, niestosowanie się do zasad będących istotnymi zobowiązaniami ustalonymi przez strony itp.). Kontrakt uwzględnia również kwestię ewentualnych kar finansowych, których wysokość jest zależna od momentu zdarzenia na osi trwania umowy.

Plusy i minusy najmu powierzchni magazynowej

• Podstawową i oczywistą korzyścią wynikającą z najmu powierzchni jest możliwość prowadzenia zaplanowanej działalności.
• Pozwala na szybkie rozpoczęcie funkcjonowania bez konieczności kosztownego i czasochłonnego budowania zakładu czy magazynu, co wymaga m.in. czasochłonnych procedur administracyjnych.budynku – zatrudnienia dodatkowych osób.
• Odciąża najemcę od wielu problemów, z którymi muszą zmagać się firmy będące właścicielami obiektów. Trudności te wynikają m.in. z konieczności bieżącego zarządzania nieruchomością, utrzymywania jej w należytym stanie, prowadzenia dokumentacji, zapewniania ochrony i monitoringu, dbania o tereny zielone, odśnieżania w zimie.
• Sama budowa jest długotrwała,

Obiekty te zwykle cechują się wysoką jakością techniczną i estetyczną, ponieważ renomowani deweloperzy dbają o stan swoich nieruchomości, gwarantując brak problemów technicznych czy eksploatacyjnych. Od reputacji zależy ich pozycja na rynku, a w konsekwencji – jakość portfela najemców. Duża skala działalności prowadzonej przez takich deweloperów przekłada się na znacznie większą przewidywalność i stabilność niż w przypadku właścicieli mniejszych obiektów, którzy nie mają tak silnych fundamentów i są bardziej podatni na wahania rynkowe. Zdarza się również, że prywatni właściciele z uwagi na duże koszty napraw odwlekają je w czasie lub nie przeprowadzają ich w należyty sposób, co może negatywnie wpływać na działalność najemcy.Zawierając umowę najmu powierzchni, należy brać pod uwagę korzyści długoterminowego kontraktu. Koszty najmu z pozoru są wysokie, jednak uwzględniają one wszystkie aspekty, które w przypadku prowadzenia działalności we własnym obiekcie są rozbite na kilkadziesiąt składowych, dających w sumie również duże kwoty. Korzystając ze wsparcia doradców, można wynegocjować znacznie bardziej atrakcyjne ceny niż pierwotnie deklarowane lub uzyskać dodatkowe korzyści, np. w postaci lepszego wyposażenia czy rozbudowanej aranżacji części biurowej. Deweloperzy, zwłaszcza w przypadku obiektów klasy A, proponują – głównie przy długich kontraktach – liczne zachęty finansowe.

Plusy i minusy wynajmowania

Kluczową kwestią dla właściciela obiektu magazynowego jest niezakłócony przypływ gotówki, czyli regularne wpłaty. To ważne, aby w umowie zabezpieczyć się przed ewentualnym zagrożeniem z powodu niewywiązywania się najemcy z zobowiązań. Ma to oczywiście jeszcze większe znaczenie, gdy inwestycja obciążona jest finansowaniem i od regularnych wpłat od najemców zależy terminowa obsługa zadłużenia. Z tego powodu dla właściciela obiektu strategiczną kwestię stanowi odpowiedni dobór najemców, który ogranicza do minimum nieplanowaną rotację, a tym samym – powierzchnię niewynajętą. Brak pustostanów oznacza też niższe koszty utrzymania nieruchomości i, w połączeniu z zamożnością najemców, zwiększa atrakcyjność inwestycyjną obiektu. Trafna i skuteczna strategia najmu otwiera właścicielowi obiektu magazynowego drzwi do dalszej ekspansji i rozwoju działalności.

Budowanie pod najemców

Obecna sytuacja jednoznacznie wskazuje, że należy być ostrożnym w kwestii realizacji inwestycji spekulacyjnych (czyli budowania hali na wynajem i komplet owania najemców po fakcie). W porównaniu do ubiegłych lat takich inwestycji jest wyraźnie mniej. Deweloperzy obecnie najpierw gromadzą klientów, a na budowę decydują się już po skompletowaniu portfela. Zaletą takiego podejścia jest możliwość dostosowania inwestycji do indywidualnych oczekiwań najemcy. Ogranicza to konieczność późniejszych adaptacji, które obciążają finansowo dewelopera i wydłużają czas przekazania powierzchni do eksploatacji, a także znacznie obniża koszty wynikające z utrzymania niewynajętego obiektu. Strategiczną kwestią jest jednak wcześniejsze zabezpieczenie terenów pod budowę nowych hal, co staje się jednak czasochłonne i coraz trudniejsze wobec licznych nowo powstających inwestycji.

Duży popyt na rynku magazynowym sprawia, że klienci mają często problem z szybkim pozyskaniem odpowiedniej powierzchni z zachowaniem satysfakcjonujących dla nich warunków. Nie oznacza to jednak, że w związku z tym zabezpieczają dodatkową powierzchnię na potrzeby swoich przyszłych klientów – taka strategia byłaby bardzo kosztowna.

Poszukiwania zaczynają się dopiero po pozyskaniu klienta, np. przez operatora logistycznego. Uprzywilejowaną pozycję mają wówczas największe firmy, które są bardzo ważne dla właścicieli parków magazynowych – z uwagi na swój status i generowane dzięki nim przychody mogą liczyć na szczególne względy. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku firm produkcyjnych, gdy zajęcie i wyposażenie powierzchni jest warunkiem funkcjonowania oraz pozyskiwania klientów. Dlatego, by czerpać zyski z zajmowanej powierzchni, muszą one najpierw zainwestować w jej wynajem i wyposażenie. W znacznie trudniejszej sytuacji znajdują się niewielkie firmy, które potrzebują szybko wynająć małe powierzchnie. W obecnych realiach rynkowych jest to utrudnione, zwłaszcza w przypadku obiektów klasy A w najlepszych lokalizacjach.

To szansa dla właścicieli starszych budynków o nieco niższym standardzie, którzy mogą na takich klientach budować swój model biznesowy.

Szybciej, lepiej, taniej - pomoc doradców

Obserwowany w ostatnich latach rosnący popyt jest dobrą wiadomością dla wszystkich uczestników rynku nieruchomości magazynowych. Polska umacnia swoją rolę wiodącego huba logistycznego w Europie Środkowo-Wschodniej, zatrudnienie w sektorze rośnie, powstają nowe inwestycje, a najemcy mają dostęp do coraz nowocześniejszej infrastruktury.Rynek staje się bardziej dojrzały i oferuje najemcom więcej możliwości. Dlatego przygotowując się do wynajmu powierzchni magazynowej, warto skorzystać ze wsparcia doradców, którzy mają odpowiednią wiedzę i orientację w branży, a także znają jej lokalną specyfikę. Dzięki takiej współpracy można znacząco usprawnić i przyspieszyć proces poszukiwania powierzchni spełniającej indywidualne kryteria, uniknąć błędów i zredukować koszty. A poziom oszczędności wygenerowany dzięki udziałowi w procesie ekspertów branżowych potrafi zaskoczyć.