Zamówienia publiczne: Jak zamawiający powinien poprawiać omyłki rachunkowe?

Po dokonaniu przez komisję czynności otwarcia ofert, kolejnym etapem procedury jest ich badanie. W trakcie prac komisja może natknąć się na omyłki rachunkowe lub też błędy w obliczeniu ceny. Ustawodawca określił, jak w takiej sytuacji powinien zachować się zamawiający. Oczywiście prawo do dokonywania poprawy przysługuje jedynie zamawiającemu.

Dokonanie poprawek przez wykonawcę w treści SIWZ, jako oczywistych omyłek pisarskich, jest niezgodne z przepisami ustawy, która daje możliwość poprawienia omyłek pisarskich, jednakże uprawnienie to przysługuje jedynie zamawiającemu. Ustawodawca nie przewidział nadania takich uprawnień wykonawcom. [sygn. UZP/ZO/0-1476/06]

Oczywista omyłka pisarska
Cytowany artykuł art.87 ust.2 wskazuje na dwa rodzaje omyłek: rachunkowe i oczywiste omyłki pisarskie - te drugie zamawiający poprawia sam bez zgody wykonawcy. Przykładem omyłki pisarskiej jest błąd w nazwie firmy (np. firma nosi nazwę ERIPO a w jednym miejscu w ofercie pojawia się - EKIPO). Przez omyłkę pisarską należy rozumieć m.in. mylną pisownię wyrazu, ewidentny błąd gramatyczny, niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części pod warunkiem, że dotyczą spraw nieistotnych dla treści oferty. Oczywistość omyłki polega na tym, że określona niedokładność nasuwa się sama każdemu bez potrzeby przeprowadzania dodatkowych ustaleń. Taki błąd należy natychmiast poprawić.
Instytucja sprostowania oczywistej omyłki pisarskiej służy umożliwieniu przywrócenia woli wykonawcy w sytuacji, gdy zachodzi oczywista niezgodność pomiędzy rzeczywistą wolą wykonawcy, która wynika z okoliczności sprawy a wolą, która została wyrażona na piśmie - w wypadku zaistnienia tzw. błędu logicznego (fallacia expressionis). Dotyczy to błędów, o których mowa w art. 87 ust. 2 ustawy Pzp, a więc uchybień o charakterze oczywistym, których poprawienie w żadnym wypadku nie może prowadzić do merytorycznej zmiany oferty muszą one natomiast być widoczne na pierwszy rzut oka bez potrzeby przeprowadzenia dodatkowych badań czy ustaleń. Ustawodawca, przewidując obowiązek zamawiającego poprawienia oczywistych omyłek pisarskich, nie wprowadził ustawowej definicji tego pojęcia, dlatego stosując ten przepis należy mieć na uwadze jego potoczne rozumienie. [sygn. UZP/ZO/0-1592/05]

Uwaga na VAT
Specyficzną kwestią jest błąd polegający na podaniu przez wykonawcę niewłaściwej stawki VAT. Zamawiający ma wówczas tylko jedną drogę działania.
Przykład
Firma złożyła ofertę w przetargu na budowę chodnika. W druku oferty błędnie wpisała stawkę VAT. Czy w takiej sytuacji zamawiający postąpił słusznie odrzucając tę ofertę, nie traktując owego błędu jako omyłki rachunkowej? W opisanej sytuacji, w ocenie Zespołu Arbitrów, nie ma podstaw do tego, by poprawić tego typu zapis. W świetle art. 88 niedopuszczalne jest bowiem poprawianie omyłek związanych z obliczeniem podatku od towarów i usług. [sygn. UZP/ZO/0-256/06] Niewłaściwie naliczony podatek VAT jest traktowany jako błąd w obliczeniu ceny i jest podstawą do odrzucenia oferty, gdyż nie można poprawić tego błędu na podstawie art. 88 ustawy.[sygn. V Ca 634/05]
Pojawia się także inny problem. Co powinien zrobić zamawiający w sytuacji, kiedy wykonawca źle zsumuje kwotę podatku i cenę netto? Zdaniem arbitrów "omyłka rachunkowa, polegająca na błędnym podaniu wysokości podatku VAT w jednej pozycji asortymentowej uniemożliwia jej poprawienie świetle art. 88 ustawy Pzp. Niedopuszczalne jest poprawianie omyłek związanych z obliczeniem podatku od towarów i usług lub z sumowaniem kwoty podatku i ceny netto." [sygn. UZP/ZO/0-256/06]

Co zrobić, gdy pojawia się omyłka?
W myślart.87 ust.2 zamawiający poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na obowiązek informowania innych wykonawców o fakcie dokonania poprawy omyłek w ofertach innych wykonawców. Dlaczego to takie ważne?
Przykład
W postępowaniu na remont drogi, badając oferty zamawiający natrafił w jednej z nich na omyłkę rachunkową. Otrzymał zgodę na poprawę od wykonawcy, jednak nie poinformował o tym fakcie innych uczestników postępowania. Kiedy ci dowiedzieli się o tym - złożyli protest. Czy słusznie? Jak najbardziej. Można, bowiem w tej sytuacji wskazać na fakt, że doszło do naruszenia zasady uczciwej konkurencji, a także próbować udowodnić, że postępowanie jest obarczone wadą i w myśl art. 93 ust.1 pkt.7 należy je unieważnić.
Oczywista omyłka pisarska dotyczy wyrazów, a omyłka rachunkowa rachunków na liczbach. Zamawiający może poprawiać omyłki rachunkowe tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 88 Pzp. Poprawianie omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny w innych przypadkach niż wskazane w tym przepisie jest niedopuszczalne, gdyż jest to wyjątek od reguły, którą jest zakaz zmian w złożonej ofercie. [sygn. UZP/ZO/0-256/06]
W swoich działaniach w zakresie poprawy omyłek rachunkowych zamawiający musi pamiętać, że nie może posunąć się za daleko. Otóż, jeżeli otrzymuje w ofercie dokument, który został wystawiony przez organ administracji publicznej na podstawie danych znajdujących się w jego posiadaniu, to wykonawca nie miał wpływu na datę jego wystawienia i dlatego zamawiający nie ma podstaw do uznania podczas oceny ofert błędu w dacie jako oczywistej omyłki pisarskiej. [sygn. UZP/ZO/0-462/05]
Nieprawidłowa liczba jednostek czasu w formularzu cenowym nie może zostać zakwalifikowana jako oczywista omyłka. Ta bowiem oznacza widocznie mylną pisownię wyrazu, jego niezamierzone opuszczenie, ewidentny błąd gramatyczny. Wprowadzenie w formularzu cenowym innej liczby jednostek czasu świadczy, że sens oświadczenia nie jest zgodny z SIWZ. Nie zmienia tego okoliczność, że zaistniały błąd, jak wynika z oświadczenia odwołującego, nie był zamierzony. [sygn. UZP/ZO/0-2614/05]
Przykład
W postępowaniu na roboty budowlane wykonawca popełnił błąd w ilości obmiarowej o 10 m2, uczynił tym samym treść oferty niezgodną z wymaganiami zamawiającego podanymi w SIWZ, w której podano, że m.in. brak pozycji, zmiana materiału, zaniżenie lub zawyżenie obmiaru w kosztorysie ofertowym będzie podstawą do odrzucenia oferty. Art. 87 ust. 2 ustawy Pzp obliguje zamawiającego do poprawiania w treści oferty oczywistych omyłek pisarskich oraz omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny. W tym jednak przypadku nie jest to oczywista omyłka rachunkowa ani omyłka pisarska i nie może być poprawiona przez zamawiającego na podstawie art. 88 ustawy, Pzp, gdyż takiej możliwości ten przepis nie przewiduje. [sygn. UZP/ZO/0-2919/05]
Jeżeli wykonawca podał słownie cenę netto (bez podatku VAT), która swą treścią nie odpowiadała cenie wyrażonej liczbą, to zaistniała omyłka nie może być traktowana jako oczywista omyłka pisarska w rozumieniu art. 87 ust. 2 ustawy Pzp, gdyż przez oczywistą omyłkę pisarską należy rozumieć m.in. mylną pisownię wyrazu, ewidentny błąd gramatyczny, niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części itp. Oczywistość omyłki polega na tym, że określona niedokładność nasuwa się sama każdemu bez potrzeby przeprowadzania dodatkowych ustaleń. [sygn. UZP/ZO/0-2455/05]

Zgoda wykonawcy na dokonanie poprawy
By móc dokonać poprawy w ofercie Zamawiający musi zawiadomić o tym fakcie wykonawcę. Ten z kolei w ciągu 7 dni musi wyrazić zgodę na dokonanie tej czynności. Jeżeli wykonawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodzi się na poprawienie omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny, wówczas na mocy art. 89 ust.1 pkt.7 zamawiający odrzuca jego ofertę. Stąd tak ważnym jest, by zwracać w tego typu sytuacjach szczególną uwagę na bieg terminów.
Przykład
Na mocy art. 26 ust.4 wykonawca został wezwany do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oferty. W jego wyjaśnieniu pojawił się błąd. Czy należy go potraktować jako omyłkę pisarską? Błąd w wyjaśnieniach nie może być uznany za oczywistą omyłkę pisarską i na tej podstawie poprawiany. Korekta ewentualnej omyłki jest możliwa wyłącznie w ofertach. [sygn. UZP/ZO/0-2069/05]

Nowa ustawa wprowadziła zmiany
Nowelizując przepisy, ustawodawca uściślił przepisy traktujące o poprawie omyłek rachunkowych. Otóż zamawiający, poprawiając omyłki rachunkowe zgodnie z art. 88 ust. 1 uwzględnia konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek. Zdaje się, że winna to być dla zamawiających sprawą oczywistą - jednak praktyka pokazuje, iż niekoniecznie. Nowe przepisy najłatwiej zrozumieć analizując przykład:
Przykład
Wykonawca zaoferował cenę jednostkową 1000 zł. Liczba jednostek wynosiła 70. Obliczona cena netto wynosiła 80 000 zł netto. Stawka VAT 22%. Wobec tego kwota brutto wyniosła 100 000 zł. Wobec tego omyłkę należy poprawić 1000 zł x 70 = 70 000 zł; 70 000 + 22% VAT = 85 400 zł brutto.

Uwaga na omyłki przy rozliczaniu ryczałtowym
Jeżeli chodzi o sytuację, kiedy cena ma być obliczona w sposób ryczałtowy, w wielu przypadkach nie ma mowy o omyłkach rachunkowych. Jeżeli zamawiający w SIWZ żądał, aby cena za wykonanie zamówienia podana była w sposób ryczałtowy, to nie ujęcie w harmonogramie rzeczowo-finansowym inwestycji ceny za jedną z pozycji nie ma znaczenia. [sygn. UZP/ZO/0-116/06] Jeżeli zamawiający wskazał w SIWZ, że obliczona cena ma charakter ceny ryczałtowej, nie musi szczegółowo weryfikować załączonego przez wykonawcę kosztorysu, który ma wyłącznie znaczenie pomocnicze. [sygn. UZP/ZO/0-1585/06] W przypadku wynagrodzenia ryczałtowego, to wykonawcę obciąża ryzyko prawidłowego określenia wysokości swojego wynagrodzenia za wykonanie wszystkich niezbędnych prac wynikających z udostępnionej mu dokumentacji technicznej i projektowej. Załączony przez zamawiającego do SIWZ kosztorys nakładczy należy traktować jedynie jako dokument pomocniczy, mający za zadanie ułatwić wykonawcom obliczenie wynagrodzenia. W zamian za wynagrodzenie ryczałtowe wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu zamówienia w sposób przewidziany w dokumentacji technicznej i zgodnie z jej warunkami, co do ilości i rodzaju materiałów, bez względu na treść złożonego przez siebie kosztorysu ofertowego. W takim wypadku nie może być mowy o błędzie w obliczeniu ceny. [sygn. UZP/ZO/0-290/06]
W przypadku oferty z ceną określoną za cały przedmiot zamówienia (cena ryczałtowa) przyjmuje się, że prawidłowo podano cenę ryczałtową bez względu na sposób jej obliczenia. Tym samym, jeśli niektóre pozycje kosztorysowe zawierały wyliczenie poszczególnych pozycji kosztorysowych, cenę ze wskazaniem więcej niż dwóch miejsc po przecinku, to i tak zgodnie z Pzp takie uchybienie jest bez znaczenia, a zamawiający jest zobowiązany uznać jako cenę tę ostatecznie wskazaną za cały przedmiot objęty zamówieniem. Jeśli cena ryczałtowa zawierała wyłącznie dwa miejsca po przecinku to oznacza, iż została określona w sposób jak najbardziej zgodny z przepisami ustawy o cenach i przepisami ustawy o denominacji złotego. [sygn. UZP/ZO/0-2731/05]
W przypadku oferty z ceną określoną na cały przedmiot zamówienia, jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen ryczałtowych przyjmuje się, że prawidłowo podano poszczególne ceny ryczałtowe. [zob. art. 88 ust.1 pkt.3 lit.c] Jeśli zaś podana cena ryczałtowa nie odpowiada sumie cen ryczałtowych za poszczególne elementy zamówienia, brak jest przy tym ceny za jeden z elementów, to nie można poprawić omyłki rachunkowej w cenie oferty na zasadach określonych w art. 88 ustawy Pzp i to powinno skutkować odrzuceniem tej oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. [sygn. UZP/ZO/0-309/06] Naniesionych ołówkiem na ofercie przez zamawiającego danych liczbowych nie można uważać za poprawienie oferty w rozumieniu art. 87 pkt. 2 Pzp i czynność ta nie wywołuje skutków prawnych. [sygn. UZP/ZO/0-1005/04]

Zasady poprawy omyłek rachunkowych
Zamawiający nie może poprawiać omyłek rachunkowych w dowolny sposób. Szczegółowe zasady poprawy omyłek określa art. 88. Oto jak powinien postąpić zamawiający w konkretnych sytuacjach.
1) w przypadku mnożenia cen jednostkowych i liczby jednostek miar:
a) jeżeli obliczona cena nie odpowiada iloczynowi ceny jednostkowej oraz liczby jednostek miar, przyjmuje się, że prawidłowo podano liczbę jednostek miar oraz cenę jednostkową.
Przykład: w swojej ofercie wykonawca przedstawił następujące wyliczenie ceny - cena jednostkowa (np. 3 zł) x liczba jednostek (30 sztuk) = 75 zł
Sposób poprawy: zamawiający winien poprawić błąd wykonawcy w następujący sposób- cena jednostkowa (np.3 zł) x liczba jednostek (30 sztuk) = 90 zł
b) jeżeli cenę jednostkową podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się, że prawidłowo podano liczbę jednostek miar i ten zapis ceny jednostkowej, który odpowiada dokonanemu obliczeniu ceny;
Przykład: oferent wypełnił wzór oferty, w którym określił cenę jednostkową i cenę całości zadania w sposób słowny i cyfrowo. Załóżmy, że cena jednostkowa (3 zł) x liczba jednostek (30 szt.) = 90 zł, gdy tymczasem zapis słowny w ofercie brzmi cena jednostkowa "dwa złote dwadzieścia groszy" cena realizacji zadania "dziewięćdziesiąt złotych".
Sposób poprawy: zamawiający powinien poprawić omyłkę w następujący sposób. Powinien przyjąć, że poprawnie została wpisana cena całkowita "90 zł" i tę cenę należy podzielić przez liczbę jednostek, czyli 30 sztuk. Wówczas otrzymuje wynik "3 zł". W wyniku tej operacji zamawiający winien wyrażoną słownie kwotę dwa złote dwadzieścia groszy zastąpić kwotą "trzy złote".
2) w przypadku sumowania cen za poszczególne części zamówienia:
a) jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen za części zamówienia, przyjmuje się, że prawidłowo podano ceny za części zamówienia;
Przykład: zamawiający ogłosił przetarg i dopuścił składanie ofert częściowych. Zadanie to zostało podzielone na 3 części. Oferent złożył ofertę na wszystkie trzy części. Pierwszą wycenił na 20 000, drugą na 30 000 a trzecią na 40 000 zł. Kiedy podał łączną kwotę oferty wpisał błędnie 70 000 zł. Sposób poprawy: zamawiający przyjmuje, iż prawidłowo zostały podane sumy za poszczególne 3 części sumuje je w sposób następujący 20 000zł + 30 000zł + 40 000zł = 90 000 zł i taką sumę bierze pod uwagę przy ocenie oferty.
b) jeżeli cenę za część zamówienia podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się, że prawidłowo podano ten zapis, który odpowiada dokonanemu obliczeniu ceny;
Przykład: zamawiający ogłasza przetarg, w którym dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferent w swojej ofercie przedstawił ceny poszczególnych części i całości zadania zarówno w sposób słowny jak i cyfrowo. Cena za cz.I wyrażona słownie była inna niż cyfrowo. Zaistniała omyłka rachunkowa.
Cena część 1 - 50 000 zł (słownie sześćdziesiąt tysięcy zł), część 2 - 40 000 zł (słownie czterdzieści tysięcy złotych). Łączna wartość zadania 90 000 zł ( słownie dziewięćdziesiąt tysięcy złotych). Sposób poprawy: zamawiający poprawia wartość części I i uznaje, że cena za realizacje tej części to kwota wyrażona cyfrowo, czyli 50 000 zł - poprawia więc kwotę wyrażoną słownie na pięćdziesiąt tysięcy złotych.
c) jeżeli ani cena za część zamówienia podana liczbą, ani podana słownie nie odpowiadają obliczonej cenie, przyjmuje się, że prawidłowo podano ceny za część zamówienia wyrażone słownie;
Przykład: zamawiający ogłosił przetarg, w którym dopuścił składanie ofert częściowych. Zadanie podzielił na dwie części. Oferent złożył następującą ofertę: część 1 - 120 000 (słownie sto dziesięć tysięcy), część 2 - 80 000 zł (słownie osiemdziesiąt tysięcy), cena realizacji całego zadania 210 000 zł (słownie dwieście dwadzieścia tysięcy złotych).
Sposób poprawy: oferent wypełniając druk oferty zrobił kilka błędów, gdyż ceny wyrażone cyfrowo za poszczególne części zadania są rozbieżne z cenami wyrażonymi słownie, do tego suma łączna wszystkich zadań wyrażona cyfrowo jest inna niż ta wyrażona słownie. Zatem poprawiając omyłki zamawiający uznaje za prawidłowe ceny poszczególnych części wyrażone słownie i w efekcie otrzymuje łączna wartość zamówienia na sumę 190 000 zł.
3) w przypadku oferty z ceną określoną za cały przedmiot zamówienia albo jego część (cena ryczałtowa):
a) przyjmuje się, że prawidłowo podano cenę ryczałtową bez względu na sposób jej obliczenia;
Przykład: załóżmy, że cena podana przez oferenta ma charakter ryczałtowy. Oferent dokonując wyliczeń popełnił błąd w mnożeniu: cena jednostkowa (np. 2 zł) x liczba jednostek (np.50) = 160 zł.
Sposób poprawy: zamawiający, który dokonuje oceny oferty poprawia przedstawioną omyłkę uznając, iż cena ryczałtowa realizacji zamówienia wynosi 160 zł.
b) jeżeli cena ryczałtowa podana liczbą nie odpowiada cenie ryczałtowej podanej słownie, przyjmuje się za prawidłową cenę ryczałtową podaną słownie;
Przykład: oferent złożył ofertę na dostawę sprzętu komputerowego. Po zsumowaniu wszystkich podzespołów wpisał kwotę 70 000 zł (słownie siedemdziesiąt pięć tysięcy złotych).
Sposób poprawy: komisja przetargowa dokonująca analizy złożonych ofert poprawia omyłkę realizacji zamówienia w taki sposób, iż uznaję za prawidłową kwotę podaną słownie, a więc 75 000 zł
c) jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen ryczałtowych, przyjmuje się, że prawidłowo podano poszczególne ceny ryczałtowe.
Przykład: zamawiający ogłosił przetarg, w którym dopuścił składanie ofert częściowych. Jedna z ofert zawierała następujące ceny ryczałtowe na poszczególne części: 1 - 25 000 zł, 2 - 35 000 zł, 3 - 40 000 zł - po zsumowaniu wszystkich części oferent podał łączną cenę zamówienia na kwotę 85 000 zł.
Sposób poprawy: w takim momencie oceniając oferty zamawiający powinien niewątpliwie dokonać poprawki omyłki, przyjmując, że ceny ryczałtowe za realizacje poszczególnych części zamówienia zostały podane prawidłowo. Powinien, zatem poprawić cenę ryczałtową zamówienia w sposób następujący: 25 000 zł + 35 000 zł + 40 000 zł = 100 000 zł.