Strategia informacyjna w PPP
Realizacja inwestycji w formule PPP wymaga przygotowania rozbudowanej strategii informacyjnej. Zapewne dla podmiotów publicznych jest to rzecz nowa, ponieważ w formule tradycyjnej opartej o ustawę Prawo zamówień publicznych tego typu działania nie są podejmowane.
Ponieważ jednak PPP jest o wiele bardziej skomplikowaną formą i wymaga większego zaangażowania, przygotowanie strategii jest niezwykle ważne, zwłaszcza w kontekście akceptacji przez mieszkańców i grupy społeczne tego modelu realizacji inwestycji.
Do czego służy strategia informacyjna?
Partnerstwo publiczno-prywatne oprócz wielu korzyści, niesie ze sobą także wiele zagrożeń, m.in. wzrost opłat za korzystanie z usług, ograniczenie dostępności do usług, pogorszenie się jakości świadczonych usług, przejęcie w zarząd obiektów przez stronę prywatną, a także zmniejszenie zatrudnienia. Wszystko to powoduje, że społeczeństwo może być niechętnie nastawione do tego typu projektów. Doświadczenia państw zachodnich pokazują, że inwestycje, które nie zostały skonsultowane ze społecznością lokalną, na etapie planowania spotykały się z silnym oporem społecznym. Potwierdza się w tym momencie zasada, że społeczeństwa nie można "uszczęśliwiać na siłę". Celem strategii jest zapoznanie wszystkich zainteresowanych z różnymi wariantami współpracy pomiędzy stronami i uzasadnienie przyjętych rozwiązań.
Model komunikacji w PPP
Właściwy model strategii informacyjnej w modelu PPP jest w stanie nie tylko zredukować obawy społeczne, we wskazanych wyżej obszarach, ale także może się przyczynić do pozyskania cennych informacji, które mogą zwiększyć atrakcyjność inwestycji i wpłynąć na polepszenie jakości usług. Strategia komunikacji powinna stanowić część założeń lokalnej władzy dotyczących realizacji zadań w formule PPP. Musi przekazywać jak najwięcej informacji na temat samego projektu. Powinny one być szeroko rozpropagowane i trafić zarówno do radnych, jednostki społeczności lokalnej oraz mediów. Ważne jest, aby w realizację strategii zostali włączeni kierownicy komórek organizacyjnych zwłaszcza tych, które swoim działaniem obejmują usługi, które mają być w przyszłości świadczone w oparciu o PPP. Także lokalna społeczność, zwłaszcza różnego rodzaju organizacje zrzeszające mieszkańców, powinna czynnie uczestniczyć w tworzeniu tejże strategii. Nie można zapominać także o samych mieszkańcach jako konsumentach usług - oni w sposób szczególny powinni mieć dostęp do jak największej liczby informacji, bo od ich akceptacji zależy powodzenie całej inwestycji. Ważna rolę odgrywają media. Stara maksyma głosi: "Jeśli chcesz uświadamiać, wykorzystuj media, jeżeli chcesz budować zaufanie, rozmawiaj w cztery oczy".
Media to idealne narzędzie dotarcia do szerokiej grupy odbiorców usług, dlatego też reklama, artykuły informacyjne a także broszury, jakie mogą zostać dołączone do gazet, stają się cennym narzędziem do propagowania informacji na temat projektu. Zastosowanie różnych kanałów komunikacji: radio, prasa, telewizja zapewne przyniesie większe korzyści, aniżeli ograniczanie się do jednego nośnika informacji. Ważnym narzędziem komunikacji jest też Internet. Po pierwsze, ma on szerokie grono odbiorców i niewiele kosztuje. Warto zadbać o to, by na stronie urzędu znalazła się odrębna zakładka, w której będą się znajdowały wszelkie informacje dotyczące projektu: opracowania, ulotki, wywiady, opinie. Cennym źródłem wiedzy może być narzędzie umożliwiające zadawanie pytań przez mieszkańców, a następnie publikacja odpowiedzi na stronie internetowej. Warto zorganizować także czat z władzami lub specjalistami od PPP, którzy odpowiedzą "na żywo" na wszystkie pytania i wątpliwości mieszkańców.
Inną skuteczną metodą przekazywania informacji są spotkania miejscowych władz i ekspertów z mieszkańcami. Tego typu działania są podejmowane przez władze lokalne przy większych inwestycjach w tradycyjnej formule bądź przy inwestycjach, które budzą dużo kontrowersji, np. spalarnia śmieci.
Prowadząc kampanię informacyjną, nie wolno zapominać także o podmiotach prywatnych, które mogą być zainteresowane realizacją inwestycji albo byciem udziałowcem spółki SPV. Oczywiście, wiadomości skierowane do tej grupy muszą mieć inny charakter i zawierać więcej danych technicznych, prawnych i organizacyjnych.
Co powinna zawierać strategia komunikacji?
Przygotowując strategię komunikacji, strona publiczna powinna skorzystać z pomocy ekspertów ds. komunikacji i PR. Będą oni w stanie lepiej zaplanować wszystkie działania. To z kolei sprawi, że będą one realizowane w sposób celowy i przyniosą większe korzyści. Każda strategia powinna być dopasowana do rodzaju inwestycji jednak bez względu na to, co strona publiczna pragnie realizować, każda strategia powinna zawierać następujące elementy.
Po pierwsze, powinno z niej jasno wynikać, z jakich powodów władza lokalna sięga po tego typu rozwiązanie zamiast realizować je w tradycyjnej formule. W strategii należy wskazać korzyści, jakie niesie ze sobą ta forma realizacji zadania publicznego, ale także wskazać od razu zagrożenia, jakie się z tym wiążą. Skoro mowa o zagrożeniach, należy jasno opisać rodzaje ryzyk, jakie mogą wystąpić oraz wskazać narzędzia do zarządzania zagrożeniami.
W dokumencie tym nie może zabraknąć opisu procesu podejmowania decyzji dotyczących PPP, z wyszczególnieniem roli poszczególnych grup społecznych i doradców, którzy będą uczestniczyli w realizacji przedsięwzięcia.
Strategia powinna opisywać harmonogram działań i wdrażania projektu w taki sposób, żeby każdy zainteresowany mógł się zapoznać z tymi treściami. Powinny zostać także określone procedury nawiązywania współpracy z poszczególnymi podmiotami biorącymi udział w projekcie.
Ponieważ niezbędnym elementem powodzenia inwestycji w formule PPP jest akceptacja społeczna, strategia powinna wskazywać możliwość zaangażowania się lokalnej społeczności w proces wdrażania PPP, informowania mieszkańców o postępach prac, a także o wyborze partnera prywatnego w procedurach przetargowych. Musi jasno określać kanały komunikacji służące do wymiany informacji między społecznością lokalną a władzami.
W polskich realiach pomocne w budowaniu strategii informacyjnej mogą się okazać doświadczenia związane z informowaniem lokalnej społeczności w zakresie promocji projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Komunikacja powinna wskazywać otwartość lokalnej władzy na wszelkie sugestie, a także pokazywać jasność i przejrzystość procedur PPP. Tylko takie działanie może uchronić stronę publiczną przed zarzutami korupcji czy wchodzenia w "układy" z podmiotami prywatnymi. Dlatego, jeżeli w trakcie przygotowań bądź realizacji zadania pojawiają się negatywne informacje, podmiot publiczny powinien na nie błyskawicznie reagować. Dzięki właściwej komunikacji zarówno między stronami projektu, jak również społeczeństwem, uda się uniknąć wielu nieporozumień i trudności w realizacji zadania.
