Jednoosobowa działalność gospodarcza - czy zawsze trzeba mieć konto firmowe?
Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiąże się obowiązek dopełnienia wielu formalności. Poza wpisem do ewidencji działalności gospodarczej, płaceniem podatków i składek ZUS. Ważne jest posiadanie firmowego konta bankowego. Zazwyczaj wiążą się z tym koszty, dlatego wiele osób zakładających firmę próbuje w tym celu wykorzystać prywatne konto.
Spis treści
- Czy musi być specjalne konto firmowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej?
- Dlaczego konto firmowe jest obowiązkowe?
- Kiedy rachunek firmowy jest obowiązkowy?
- Czy warto od razu założyć konto firmowe?
Czy jest to zgodne z prawem?
Zasady rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej uregulowane są w ustawie Prawo przedsiębiorców. Nakłada ona na przedsiębiorców, a więc także osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą obowiązek posiadania konta firmowego.
Czy musi być specjalne konto firmowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej?
Co do zasady, Prawo przedsiębiorców wymaga od osób prowadzących działalność gospodarczą posiadanie konta firmowego. Jednak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej taką funkcję spełniać może konto prywatne – konto osobiste, rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy.
Jednak i w tym przypadku – wyjątku od reguły – nie może to być dowolne konto prywatne, a ponadto nawet przy jednoosobowej działalności w pewnych przypadkach odrębne konto bankowe dla rozliczania własnego jest bezwzględnie wymagane.
I tak, przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w działalności gospodarczej rachunek firmowy lub swój rachunek prywatny. W tym drugim przypadku musi to jednak być rachunek, który ma tylko jednego posiadacza.
Jeśli więc mamy konto wspólne z małżonkiem, dzieckiem lub rodzicem – co jest dość częste w praktyce – taki rachunek nie spełnia wymogów Prawa przedsiębiorców i trzeba będzie już na starcie do własnego biznesu założyć własne konto bankowe. Może to być zarówno rachunek firmowy, jak i oddzielne konto osobiste – w tym samym, albo w innym banku.
Dlaczego konto firmowe jest obowiązkowe?
Rachunek bankowy w działalności gospodarczej jest tym ważniejszy, że nie każdą transakcję można przeprowadzić gotówką. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca – w tym także osoba prowadząca działalność gospodarczą jednoosobowo – nie może dokonywać płatności gotówkowych jeśli:
- stroną transakcji jest inny przedsiębiorca
- jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności.
Jeśli dokonujesz takich transakcji, musisz mieć rachunek bankowy. Będziesz go też potrzebować, żeby opłacać podatki lub składki ZUS.
Kiedy rachunek firmowy jest obowiązkowy?
Rachunek całkowicie firmowy, a nie prywatne konto osobiste, będzie absolutnie bezwzględnie wymagany, jeśli przedsiębiorca – w tym osoba prowadząca jednoosobową działalność – jest podatnikiem VAT.
Trzeba pamiętać, że zgodnie z przepisami z zakresu podatku od towarów i usług tylko numery firmowych rachunków bankowych są publikowane w Wykazie podatników VAT, czyli na Białej liście podatników VAT.
Od praktycznej strony – bez posiadania takiego wpisu i rachunku firmowego zależy przede wszystkim możliwość dokonywania transakcji z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Czy warto od razu założyć konto firmowe?
Tyle przepisy. Skoro jednak przy jednoosobowej działalności gospodarczej dają one swobodę wyboru jednego z możliwych wariantów, warto rozważyć, który z nich będzie najlepszy.
Przede wszystkim trzeba pamiętać, że za prowadzenie rachunku bank w takiej czy innej formie pobiera opłaty – stałe, za sam fakt prowadzenia rachunków, jak i taryfowe – np. za przelewy.
Co prawda ponoszone na ten cel wydatki są kosztem uzyskania przychodu i można je odliczyć przed opodatkowaniem, ale jeśli np. wybierzemy jako formę opodatkowania działalności ryczałt od przychodów ewidencjonowanych albo kartę podatkową, to w praktyce ich nie odliczymy; uproszczone formy opodatkowania nakazują płacić podatek bez odliczania kosztów.
Z konta będziemy dokonywali płatności na rzecz urzędu skarbowego i ZUS; musimy więc sprawdzić czy w ramach umowy o prowadzenie konta osobistego (rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego) takie płatności są możliwe online – to forma najwygodniejsza, ale wymaga po stronie banku posiadania specjalnie do tego przystosowanych zakładek.
Z drugiej strony wiele banków oferuje świeżo upieczonym przedsiębiorcom prowadzenie konta firmowego na preferencyjnych warunkach, zwłaszcza jeśli posiadają już w tym banku swoje konto prywatne. Takie oferty też warto rozważyć przed wybraniem ostatecznego rozwiązania.
I jeszcze jeden aspekt: jeśli będzie prowadzić ewidencje podatkowe, np. księgę przychodów i rozchodów, rozliczenia dla wygody można zlecić – zazwyczaj za niewielką zryczałtowaną opłatą miesięczną – biuru rachunkowemu. W takiej sytuacji wygodniejszym rozwiązaniem będzie posiadanie od razu odrębnego rachunku firmowego, by nie mieszać i komplikować rozliczeń prywatnych z dotyczącymi swojego biznesu.
Może być też tak, że zdecydujemy się najpierw – ograniczając formalności i wydatki – na początku samozatrudnienia czy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w innym zakresie korzystać do celów firmowych z rachunku prywatnego, a dopiero potem założymy konto firmowe. W takim przypadku nie wolno zapomnieć, że zmianę numeru rachunków trzeba zgłosić do wszelkich ewidencji, w tym urzędu skarbowego i ZUS.
