Jak się zabezpieczyć nie mając umowy ze zlecającym?
Jasno spisana umowa to zabezpieczenie na przysłowiowe “złe czasy”. Jednak warto pamiętać, że to ona rozwiązuje wszelkie luki, niejasności oraz spory związane z prawidłowym wykonaniem czy odbiorem Twojej pracy. I choć wszyscy wiemy, że umów należy dotrzymywać, to nie zawsze poprawnie działa to w praktyce. Dlatego warto wiedzieć, jak zabezpieczyć siebie oraz swoje prawa - jako wykonawcy i fachowca.
Spis treści
Cele zabezpieczeń
Podstawowym celem zabezpieczeń jest zapewnienie postanowieniom umowy realnej skuteczności, innymi słowy gwarancji, że ustalenia między stronami rzeczywiście zostaną wykonane w sposób umówiony. Sama umowa w swoim podstawowym kształcie jest jedynie zbiorem zapisów, spisaniem tego, na co strony się umówiły.
Najprostsza umowa w ogóle „nie przewiduje” problemów z jej wykonywaniem i zakłada, że każde jej zdanie jest niepodważalne. Dodanie do umowy postanowień zabezpieczających – to urealnienie oczekiwań oraz przyjęcie do wiadomości, że strony mogą nie być w stanie wykonać zobowiązań lub przestać być zainteresowane ich wykonaniem, i że mogą mieć sprzeczne interesy. Z tego wynika potrzeba zaadresowania wyzwań, które mogą czekać już po podpisaniu umowy.
Wraz z zagwarantowaniem wykonania umów, otrzymuje się jednocześnie spokój i bezpieczeństwo oraz zmniejszenie ryzyka.
Ale co się stanie, jeśli tej umowy braknie?
Żyjemy w czasach, kiedy umowy zawiera się ustnie i bazuje się na rzetelności stron, które umówiły się na dane ustalenia. Jako właściciel firmy pamiętasz, że istotne jest zabezpieczenie siebie i swojego biznesu nawet w sytuacji braku formalnej umowy z klientem. Brak umowy może prowadzić do niejednoznaczności dotyczących świadczeń, płatności i warunków współpracy. Poniżej przedstawiam kilka praktycznych kroków, które możesz podjąć, aby zminimalizować ryzyko i zabezpieczyć interesy swojej firmy, jeśli umowa nie ma formy pisemnej.
Tak zabezpieczysz swoje prawa:
- ustalenia w formie pisemnej - rozmawiasz z klientem przez telefon, potwierdzasz usługę i cenę sms-em lub słownie? Pamiętaj, że aby całość ustaleń mogła zostać zweryfikowana, a Ty chciałbyś posiadać dowody na to, że mówisz prawdę — musisz zbierać wszystkie informacje najlepiej w formie tzw. pisemnej. I nie chodzi tu o dokument, ale nawet potwierdzanie ustaleń w formie mailowej czy sms-owej. Historia czatu czy wiadomości to nieocenione źródło wparcia w momencie, kiedy nie masz umowy, a chcesz panować nad ustaleniami oraz kosztami.
- zaliczka - ze wszystkich zabezpieczeń najprostsza i najlepsza dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, jest zaliczka. To niezawodny sposób na to, aby nie zostać oszukanym. Jeśli zaliczka wynosi 50% kwoty finalnej możesz mieć pewność, że inwestor nie wycofa się z działań aż do tego momentu. Warto także odpowiednio wcześnie wnioskować o kolejne transze finansów i transparentnie komunikować ze swoim klientem wszystkie zakupy i poniesione koszty.
- zastosowanie przepisów prawa - jeśli zdarzy się taka sytuacja, że umowa między Tobą a klientem została zawarta ustnie, w czasie rozmowy np. telefonicznej pamiętaj, że masz jeszcze do wykorzystania przepisy obowiązującego prawa, które chronią Ciebie. Bardzo ważnym wówczas jest udowodnienie faktu, że takie ustalenia miały miejsce.
- weryfikacja stanu technicznego nieruchomości po zakończeniu prac - jeśli wykaże ona istnienie wad wymagających naprawy, na podstawie art. 637 § 1 k.c. w związku z art. 656 § 1 k.c. inwestor może domagać się od wykonawcy usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,
- jeśli okaże się, że na skutek zaniedbania wykonawcy inwestor poniósł szkody finansowe, to zgodnie z art. 471 k.c. można żądać odszkodowania na zasadach ogólnych.
- wykorzystanie nowoczesnych partnerów - jeśli prowadzisz dzisiaj swój biznes, to doskonale wiesz, że musisz być obecny w świecie online. A tam już o bezpieczeństwo znacznie trudniej. Dlatego warto posiłkować się i korzystać z platform, które pomagają Ci zdobywać klientów, takich jak np. Oferteo.pl.
- świadkowie - jeśli pracujesz sam to warto, abyś czasami pojawił się w miejscu wykonywania zlecenia z drugą osobą, szczególnie jeśli tego konkretnego dnia masz przyjąć zaliczkę lub ustalać ważne kwestie związane z remontem. Dowód w postaci świadka to silna oręż przeciwko nieuczciwym inwestorom, która zawsze sprawdza się w sądzie.
- monitorowanie zakresu prac - regularne sprawdzanie postępów prac z klientem może zapobiec ewentualnym nieporozumieniom co do warunków współpracy. Jak to robić? Najlepiej podczas osobistego spotkania w miejscu wykonywania pracy. Możesz wówczas zrobić zdjęcia swojej pracy i wysłać je klientowi mailem lub smsem.
- rejestruj szczegóły korespondencji - staraj się, aby każdy element Twoich ustaleń podany w formie pisemnej, nieustnej. Może to być nawet sms. Grunt, abyś potem w ewentualnym postępowaniu sądowym mógł dowieść, że Twoje informacje są prawdziwe i co najważniejsze — potwierdzone.
- zastosuj ogólne warunki handlowe - zdefiniowanie ogólnych warunków handlowych, zawierających m.in. płatności, prawa autorskie czy czas realizacji, może pomóc uniknąć sporów pomiędzy stronami.
W przypadku braku podpisanej umowy, ważne jest dbanie o dokumentację wszelkich ustaleń i zachowanie komunikacji. Pamiętaj, że świadomość prawna i staranne zabezpieczenie swoich interesów to klucz do efektywnej ochrony firmy. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem, który może dostosować porady do specyfiki Twojego biznesu.
Mając ten pełen zakres możliwości na stole, nigdy nie rezygnuj z właściwej umowy w formie pisemnej. Skracanie sobie drogi na początku zlecenia nie zawsze będzie korzystne dla Ciebie, jako wykonawcy, po zakończeniu jego realizacji.
Autor: Human Technopole
Włoski pawilon wybudowany na Expo 2015 w Mediolanie (proj. Nemesi). Przypominająca leśną gęstwinę elewacja budynku została wykonana z paneli z biodynamicznego betonu.
