Konstruowanie efektywnej organizacji - outsourcing

Outsourcing (skrót od outside-resource-using) to korzystanie z zasobów zewnętrznych) . Czyli "Rób to co robisz najlepiej, a resztę przekaż innym" (Henry Ford, 1923).

Co to jest outsourcing?

• Podstawowa definicja – outsourcing: Wykorzystanie zewnętrznych dostawców jako źródła gotowych produktów, komponentów lub usług. Czasami nazywane również jako podwykonawstwo (Źródło: Oficjalna terminologia CIMA, 2005)
• Business Process Outsourcing (BPO): Zawarcie kontraktu z zewnętrznym dostawcą na obsługę całości procesu lub funkcji
• Outsourcing księgowości: Zlecenie na zewnątrz jednego lub więcej zadań księgowych lub procesów (Źródło: Krell, E. ,2007,. Outsourcing the finance and accounting functions. Management Accounting Guideline, CIMA, AICPA and CMA Canada)
• "Rób to co robisz najlepiej, a resztę przekaż innym" ("do what you do the best, outsource the rest")
  "Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my" (Henry Ford, 1923)

Oczekiwania od outsourcingu

• Redukcja kosztów (RK)
  Outsourcer wykorzystując ekonomię skali i posiadając know-how, może realizować zadania taniej i efektywniej. Firmy mogą zredukować kapitał obrotowy, podnieść efektywność podatkową, uniknąć części wydatków kapitałowych.
• Dostęp do wiedzy eksperckiej dostawcy usług (WE)
  Możliwość czerpania korzyści z wiedzy ekspertów (bez inwestowania) i najlepszych praktyk. Dostawca o szerokim zakresie usług może ponadto zagwarantować kompleksową obsługę – rozwiązywanie złożonych problemów.
• Szansa na przeprowadzenie radykalnej transformacji (RF)
  Outsourcing daje szansę na przeprowadzenie szerokich zmian w przedsiębiorstwie. Poprzez wydzielenie obsługi księgowej można dokonać nie tylko transformacji księgowości, ale zmienić styl zarządzania całą firmą, w kierunku zwiększania wartości firmy.
• Uwolnienie potencjału zasobów
  Dlatego że procesy wspierające działalność są przeniesione do outsourcera firmy mogą uwolnić zasoby i skupić się na zadaniach strategicznych – źródło budowania przewagi konkurencyjnej. Zespół księgowy może zmienić swój profil działania i skoncentrować się na wsparciu procesu podejmowania decyzji w całej firmie. Dyrektor finansowy może skupić się na działaniach podnoszących wartość firmy.

Rola dyrektora finansowego

Dziś dyrektor finansowy jest niezbędny w każdym przedsiębiorstwie. Kiedyś stanowisko to było kojarzone jedynie z wykonywaniem czynności księgowych oraz podatkowych. Obecnie dyrektor finansowy jest obok dyrektora zarządzającego i zyrektora handlowego lub produkcyjnego jedną z najważniejszych osób w przedsiębiorstwie. Jego rola w ciągu ostatnich kilku lat uległa wyraźnej ewolucji: od osoby odpowiedzialnej za doradztwo i dostarczanie informacji do współdecydenta w podejmowaniu strategicznych decyzji w firmie. Obecnie w największych firmach dyrektor finansowy jest współodpowiedzialny za procesy strategicznego planowania i zarządzania oraz za procesy przejęć i fuzji.

Zaangażowanie dyrektorów finansowych w kluczowe zadania strategiczne

Przykłady wykorzystania outsourcingu

• Fakty:
  1. Około 20 kawiarni
  2. Skala biznesu: kilka milionów
  Dlaczego outsourcing:
  1. Redukcja kosztów (szacunkowo około 30%)
  2. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z zakresu księgowości
  3. Uwolnienie czasu na zwiększanie wartości firmy
• Fakty:
  1. Skala biznesu: kilkadziesiąt milionów
  Dlaczego outsourcing:
  1. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z zakresu księgowości
  2. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z raportowania zarządczego i optymalizacji procesów biznesowych
  3. Uwolnienie czasu na zwiększanie wartości firmy
  Wartość dodana MDDP:
  1. Wprowadzenie kontrolingu
  2. Zaprojektowanie modelu liczenia i raportowania rentowności na grupy produktów
  3. Optymalizacja systemu alokacji kosztów (pośrednich i bezpośrednich) do wyrobów
  4. Reorganizacja magazynu surowców
  5. Ewidencja gratisów, kontrola wewnętrzna w obszarze sprzedaży
  6. Szereg rekomendacji zmian do systemu ERP
• Fakty:
  1. Skala inwestycji: kilkaset milionów
  Dlaczego outsourcing:
  1. Konieczność spełnienia wymagań ustawowych – brak czasu na budowanie własnych zasobów budowanie własnych zasobów
  2. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z zakresu księgowości, podatków i konsultingu
  3. Uwolnienie czasu na rozwijanie firmy i koncentracji na osiągnięciu celu strategicznego firmy
  Wartość dodana MDDP:
  1. Zaprojektowanie księgowości (plan kont, polityka, obieg dokumentów
• Fakty:
  1. Skala biznesu: kilkaset milionów
  Dlaczego outsourcing:
  1. Konieczność zapewnienia jakości rozliczeń podatkowych – pozyskanie wiedzy eksperckiej wiedzy eksperckiej

Podejście do wdrożenia outsourcingu

Kompleksowość biznesu i skala operacji decyduje o podejściu od prostego przejęcia poprzez szczegółowe planowanie i wykonanie. Co należy zrobić w pełnym podejściu:

• Policzyć koszty i zaprojektować model działania
• Zbudować porozumienie w firmie
• Wybrać odpowiedniego dostawcę usług
• Wynegocjować kontrakt – SLA (zakres, zadania i odpowiedzialności, mierniki poziomu usług)
• Zaplanować i przeprowadzić zmiany bez zakłóceń dla organizacji
• Monitorować poziom usług

Podejście do wdrożenia outsourcingu - obszary do wydzielenia

Pamiętaj: Jeśli outsourcer może realizować te same zadania za niższą cenę lub jakościowo lepiej za taką samą, to te zadania są kandydatami do outsourcingu.