Co to jest outsourcing?
- Podstawowa definicja – outsourcing: Wykorzystanie zewnętrznych dostawców jako źródła gotowych produktów, komponentów lub usług. Czasami nazywane również jako podwykonawstwo (Źródło: Oficjalna terminologia CIMA, 2005)
- Business Process Outsourcing (BPO): Zawarcie kontraktu z zewnętrznym dostawcą na obsługę całości procesu lub funkcji
- Outsourcing księgowości: Zlecenie na zewnątrz jednego lub więcej zadań księgowych lub procesów (Źródło: Krell, E. ,2007,. Outsourcing the finance and accounting functions. Management Accounting Guideline, CIMA, AICPA and CMA Canada)
- "Rób to co robisz najlepiej, a resztę przekaż innym" ("do what you do the best, outsource the rest")
"Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my" (Henry Ford, 1923)
Oczekiwania od outsourcingu
- Redukcja kosztów (RK)
Outsourcer wykorzystując ekonomię skali i posiadając know-how, może realizować zadania taniej i efektywniej. Firmy mogą zredukować kapitał obrotowy, podnieść efektywność podatkową, uniknąć części wydatków kapitałowych. - Dostęp do wiedzy eksperckiej dostawcy usług (WE)
Możliwość czerpania korzyści z wiedzy ekspertów (bez inwestowania) i najlepszych praktyk. Dostawca o szerokim zakresie usług może ponadto zagwarantować kompleksową obsługę – rozwiązywanie złożonych problemów. - Szansa na przeprowadzenie radykalnej transformacji (RF)
Outsourcing daje szansę na przeprowadzenie szerokich zmian w przedsiębiorstwie. Poprzez wydzielenie obsługi księgowej można dokonać nie tylko transformacji księgowości, ale zmienić styl zarządzania całą firmą, w kierunku zwiększania wartości firmy. - Uwolnienie potencjału zasobów
Dlatego że procesy wspierające działalność są przeniesione do outsourcera firmy mogą uwolnić zasoby i skupić się na zadaniach strategicznych – źródło budowania przewagi konkurencyjnej. Zespół księgowy może zmienić swój profil działania i skoncentrować się na wsparciu procesu podejmowania decyzji w całej firmie. Dyrektor finansowy może skupić się na działaniach podnoszących wartość firmy.
Rola dyrektora finansowego
Dziś dyrektor finansowy jest niezbędny w każdym przedsiębiorstwie. Kiedyś stanowisko to było kojarzone jedynie z wykonywaniem czynności księgowych oraz podatkowych. Obecnie dyrektor finansowy jest obok dyrektora zarządzającego i zyrektora handlowego lub produkcyjnego jedną z najważniejszych osób w przedsiębiorstwie. Jego rola w ciągu ostatnich kilku lat uległa wyraźnej ewolucji: od osoby odpowiedzialnej za doradztwo i dostarczanie informacji do współdecydenta w podejmowaniu strategicznych decyzji w firmie. Obecnie w największych firmach dyrektor finansowy jest współodpowiedzialny za procesy strategicznego planowania i zarządzania oraz za procesy przejęć i fuzji.
| Na co dyrektorzy finansowi średnich firm poświęcają swój czas | Na co dyrektorzy finansowi średnich firm chcieliby poświęcać swój czas |
|
|---|---|---|
| 22% | Kluczowe zadania strategiczne | 32% |
| 27% | Sprawowanie kontroli i zarządzanie ryzykiem | 24% |
| 26% | Zarządzanie ksiegowością i finansami | 23% |
| 25% | Procesowanie transakcji | 21% |
| Źródło: Michael F. Corbett & Associates, LTD.; Geller & company | ||
Zaangażowanie dyrektorów finansowych w kluczowe zadania strategiczne
| kierować | uczestniczyć | |
|---|---|---|
| 33% | zarządzanie biznesem i IT | 43% |
| 40% | zarządzanie fuzjami i przejęciami | 36% |
| 29% | zwiększanie wartości dla właścicieli | 55% |
| 60% | redefiniowanie struktury operacji finansowych | 26% |
| 52% | zarządzanie kapitałem | 36% |
| 33% | redefiniowanie procesów w firmie | 55% |
| 29% | rozwój strategii biznesowej | 60% |
| 21% | zarządzanie wzrostem przychodów | 72% |
| Źródło: Michael F. Corbett & Associates, LTD.; Geller & company | ||
Przykłady wykorzystania outsourcingu
- Fakty:
1. Około 20 kawiarni
2. Skala biznesu: kilka milionów
Dlaczego outsourcing:
1. Redukcja kosztów (szacunkowo około 30%)
2. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z zakresu księgowości
3. Uwolnienie czasu na zwiększanie wartości firmy - Fakty:
1. Skala biznesu: kilkadziesiąt milionów
Dlaczego outsourcing:
1. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z zakresu księgowości
2. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z raportowania zarządczego i optymalizacji procesów biznesowych
3. Uwolnienie czasu na zwiększanie wartości firmy
Wartość dodana MDDP:
1. Wprowadzenie kontrolingu
2. Zaprojektowanie modelu liczenia i raportowania rentowności na grupy produktów
3. Optymalizacja systemu alokacji kosztów (pośrednich i bezpośrednich) do wyrobów
4. Reorganizacja magazynu surowców
5. Ewidencja gratisów, kontrola wewnętrzna w obszarze sprzedaży
6. Szereg rekomendacji zmian do systemu ERP - Fakty:
1. Skala inwestycji: kilkaset milionów
Dlaczego outsourcing:
1. Konieczność spełnienia wymagań ustawowych – brak czasu na budowanie własnych zasobów budowanie własnych zasobów
2. Uzupełnienie wiedzy eksperckiej z zakresu księgowości, podatków i konsultingu
3. Uwolnienie czasu na rozwijanie firmy i koncentracji na osiągnięciu celu strategicznego firmy
Wartość dodana MDDP:
1. Zaprojektowanie księgowości (plan kont, polityka, obieg dokumentów - Fakty:
1. Skala biznesu: kilkaset milionów
Dlaczego outsourcing:
1. Konieczność zapewnienia jakości rozliczeń podatkowych – pozyskanie wiedzy eksperckiej wiedzy eksperckiej
Podejście do wdrożenia outsourcingu
Kompleksowość biznesu i skala operacji decyduje o podejściu od prostego przejęcia poprzez szczegółowe planowanie i wykonanie. Co należy zrobić w pełnym podejściu:
- Policzyć koszty i zaprojektować model działania
- Zbudować porozumienie w firmie
- Wybrać odpowiedniego dostawcę usług
- Wynegocjować kontrakt – SLA (zakres, zadania i odpowiedzialności, mierniki poziomu usług)
- Zaplanować i przeprowadzić zmiany bez zakłóceń dla organizacji
- Monitorować poziom usług
Podejście do wdrożenia outsourcingu - obszary do wydzielenia
| obszar usługi | klient | outsourcer | |
|---|---|---|---|
| Uzgadnianie kont księgowych (kontrola i PK) | √ | ||
| Uzgadnianie kont księgowych (weryfikacja faktur) | x | → | √ |
| Wyjaśnianie niezgodności księgowych | x | → | √ |
| Skanowanie i archiwizacja dokumentów | x | → | √ |
| Wypłata wynagrodzeń (przygotowanie przelewów) | x | → | √ |
| Wypłata składek i zaliczek (realizacja przelewów) | √ | ||
| Wypłata składek i zaliczek (przygotowanie przelewów) | x | → | √ |
| Rozliczanie czasu pracy – harmonogram | √ | ||
| Rozliczanie czasu pracy – weryfikacja harmonogramu | x | → | √ |
| Rozliczanie czasu pracy – ewidencja | x | → | √ |
| Zajęcia komornicze | x | → | √ |
| Kontrola współpracy z Outsourcerem | √ | ||
| Wskaźniki KPI outsourcera | x | → | √ |
Pamiętaj: Jeśli outsourcer może realizować te same zadania za niższą cenę lub jakościowo lepiej za taką samą, to te zadania są kandydatami do outsourcingu.
