Ważne zmiany dla firm już od września! Chodzi o e-faktury

2023-09-09 8:26
E-faktury obowiązkowe od 2024 a nowa struktura faktury już od 1 września 2023 r.
Autor: Szymon Starnawski / Grupa Murator Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w ocenie rządu ma się przyczynić się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT i uchylania się od VAT

Obowiązkowe wystawianie faktur wyłącznie w wersji cyfrowej zacznie się 1 lipca 2024 roku, ale już od września Ministerstwo Finansów dokona pewnych zmian dotyczących struktury e-faktury według wzoru, który wkrótce ma obowiązywać. Co dalej?

Spis treści

  1. Obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF: od kiedy i jak
  2. Nowa wersja struktury e-faktury już od 1 września
  3. Obowiązek korzystania z KSeF: jaki ma cel, kto skorzysta
  4. Obowiązkowe e-fakturowanie: co jeszcze zmienia nowelizacja?

Kolejne zmiany mające przygotować firmy do działania w systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) resort zamierza sukcesywnie wprowadzać w kolejnych miesiącach. Na czym będą one polegały?

Obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF: od kiedy i jak

Na początku sierpnia prezydent podpisał ustawę nowelizującą przepisy o podatku od towarów i usług dotyczące obowiązkowego wystawania faktur wyłącznie w wersji cyfrowej, a 11 sierpnia ustawa ukazała się w Dzienniku Ustaw. Wszystko jest więc już jasne.

Obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.

Nowe prawo tylko w wyjątkowych przypadkach utrzymuje zasadę wystawiania faktury elektronicznej lub faktury w postaci papierowej:

  • przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (będzie mógł jednak wystawiać faktury ustrukturyzowane),
  • przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę (będzie mógł jednak wystawiać faktury ustrukturyzowane),
  • przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych,
  • dna rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
  • w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Nowa wersja struktury e-faktury już od 1 września

KSeF działa już od dawna. Jak wynika z danych Ministerstwa Finansów obecnie już 957 podmiotów wystawia faktury cyfrowe w tym systemie - według stanu na 8 sierpnia br. W okresie gdy system jest dostępny czyli od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia w KSeF wystawiono ok. 67 tys. e-faktur.

Dla tych użytkowników, a także dla wszystkich nowych szykujących się już do powszechnego obowiązku za nie spełnia rok, resort finansów już przygotował zmiany.

Jak MF informuje w specjalnym komunikacie, od 1 września 2023 r. zacznie obowiązywać druga wersja struktury e-Faktury, która będzie niezmienna aż do okresu wdrożenia docelowego rozwiązania. Zasadniczo duża część przedsiębiorców czekała z integracją z KSeF do momentu udostępnienia zapowiadanej drugiej wersji struktury.

Resort przy okazji informuje o swoich dalszych planach. W czwartym kwartale 2023 r. chce udostępnić dokumentację techniczną do pozostałych funkcjonalności, a w szczególności do trybu awaryjnego. W planach jest także udostępnienie aplikacji mobilnej KSeF umożliwiającej wystawianie oraz dostęp do e-faktur.

Obowiązek korzystania z KSeF: jaki ma cel, kto skorzysta

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w ocenie rządu ma się przyczynić się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT i uchylania się od VAT.

Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.

Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.

Mniej obowiązków - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

A jakie są korzyści biznesowe? Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.

Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.

Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.

Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.

Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów.

Obowiązkowe e-fakturowanie: co jeszcze zmienia nowelizacja?

Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. ponadto zezwala pół roku dłużej funkcjonować w starym systemie podatnikom VAT zwolnionym podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Inne ważne rozwiązania są następujące.

  • Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
  • Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
  • Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
  • Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
  • Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
  • Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
  • W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.

W nowych przepisach doprecyzowano także datę wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.

Czy artykuł był przydatny?
Przykro nam, że artykuł nie spełnił twoich oczekiwań.
Nasi Partnerzy polecają

Materiał Partnerski

Tekst sponsorowany

Czytaj więcej