Ważne zmiany dla firm już od września! Chodzi o e-faktury
Obowiązkowe wystawianie faktur wyłącznie w wersji cyfrowej zacznie się 1 lipca 2024 roku, ale już od września Ministerstwo Finansów dokona pewnych zmian dotyczących struktury e-faktury według wzoru, który wkrótce ma obowiązywać. Co dalej?
Spis treści
- Obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF: od kiedy i jak
- Nowa wersja struktury e-faktury już od 1 września
- Obowiązek korzystania z KSeF: jaki ma cel, kto skorzysta
- Obowiązkowe e-fakturowanie: co jeszcze zmienia nowelizacja?
Kolejne zmiany mające przygotować firmy do działania w systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) resort zamierza sukcesywnie wprowadzać w kolejnych miesiącach. Na czym będą one polegały?
Obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF: od kiedy i jak
Na początku sierpnia prezydent podpisał ustawę nowelizującą przepisy o podatku od towarów i usług dotyczące obowiązkowego wystawania faktur wyłącznie w wersji cyfrowej, a 11 sierpnia ustawa ukazała się w Dzienniku Ustaw. Wszystko jest więc już jasne.
Obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.
Nowe prawo tylko w wyjątkowych przypadkach utrzymuje zasadę wystawiania faktury elektronicznej lub faktury w postaci papierowej:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (będzie mógł jednak wystawiać faktury ustrukturyzowane),
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę (będzie mógł jednak wystawiać faktury ustrukturyzowane),
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych,
- dna rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Nowa wersja struktury e-faktury już od 1 września
KSeF działa już od dawna. Jak wynika z danych Ministerstwa Finansów obecnie już 957 podmiotów wystawia faktury cyfrowe w tym systemie - według stanu na 8 sierpnia br. W okresie gdy system jest dostępny czyli od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia w KSeF wystawiono ok. 67 tys. e-faktur.
Dla tych użytkowników, a także dla wszystkich nowych szykujących się już do powszechnego obowiązku za nie spełnia rok, resort finansów już przygotował zmiany.
Jak MF informuje w specjalnym komunikacie, od 1 września 2023 r. zacznie obowiązywać druga wersja struktury e-Faktury, która będzie niezmienna aż do okresu wdrożenia docelowego rozwiązania. Zasadniczo duża część przedsiębiorców czekała z integracją z KSeF do momentu udostępnienia zapowiadanej drugiej wersji struktury.
Resort przy okazji informuje o swoich dalszych planach. W czwartym kwartale 2023 r. chce udostępnić dokumentację techniczną do pozostałych funkcjonalności, a w szczególności do trybu awaryjnego. W planach jest także udostępnienie aplikacji mobilnej KSeF umożliwiającej wystawianie oraz dostęp do e-faktur.
Obowiązek korzystania z KSeF: jaki ma cel, kto skorzysta
Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w ocenie rządu ma się przyczynić się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT i uchylania się od VAT.
Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
Mniej obowiązków - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
A jakie są korzyści biznesowe? Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.
Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów.
Obowiązkowe e-fakturowanie: co jeszcze zmienia nowelizacja?
Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. ponadto zezwala pół roku dłużej funkcjonować w starym systemie podatnikom VAT zwolnionym podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
Inne ważne rozwiązania są następujące.
- Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
W nowych przepisach doprecyzowano także datę wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
