To już pewne: od 1 lipca 2024 faktury tylko w wersji cyfrowej i w systemie KSeF
Kolejnego przesunięcia terminu nie będzie. E-fakturowanie za rok - od 1 lipca 2024 zastąpi tradycyjne faktury papierowe. Za naruszenie nowych przepisów grożą surowe kary, choć Krajowa Administracja Skarbowa przez pierwsze pół roku ma po nie sięgać tylko w wyjątkowych przypadkach.
Spis treści
- E-faktury od lipca 2024 roku: dla kogo
- Jak wystawić fakturę w KSeF
- Obowiązkowe e-faktury: jakie kary i jak ich uniknąć
Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą jako model powszechnie obowiązujący Krajowy System eFaktur (KseF). Na co zwracać uwagę, żeby spełnić wymogi KSeF i uniknąć niespodziewanych sankcji?
E-faktury od lipca 2024 roku: dla kogo
Od 1 lipca 2024 r. polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur. Dla wielu firm wiązać się to będzie z poważnymi zmianami w procesie płatności, a niedopełnienie obowiązków może wiązać się z otrzymaniem kary finansowej. Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej co prawda zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w fakturowaniu, jednak całkowicie go nie wyklucza.
Dobrowolnie polscy przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poprzez KseF od 1 stycznia 2022 r. Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Ustawa wprowadza wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
Inne ważne rozwiązania w okresie przejściowym, to:
- faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.,
- faktury dla konsumentów nie będą objęte systemem KseF, podobnie jak bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych),
- paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
Jak wystawić fakturę w KSeF
W nowym systemie przedsiębiorca nie tylko będzie mógł wystawić fakturę, nadać jej numer czy przesyłać innym podmiotom. Dokument będzie najpierw dostarczany do KSeF, gdzie zostanie sprawdzony.
System zweryfikuje poprawność faktur, datę i godzinę ich wystawienia, a w razie pojawienia się błędów w strukturze logicznej faktury - poinformuje o odrzuceniu danej faktury.
Wytyczne co do tego, w jaki sposób dokumenty powinny być dostarczane do systemu, są jasno określone. Skutkuje to nałożeniem na podatników obowiązków, którym uchybienie będzie skutkowało konsekwencjami finansowymi w postaci mandatu.
Firmy będą musiały przygotować dokument w formacie xml zgodnym ze wzorem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów, dostosować się do nowych norm prawnych czy przystosować swój system rozliczeniowy do integracji z KseF.
Obowiązkowe e-faktury: jakie kary i jak ich uniknąć
Jednym z rozwiązań ułatwiającym pracę w nowym systemie, zwłaszcza w przypadku dużych firm, które obracają setkami dokumentów, będzie skorzystanie z profesjonalnych rozwiązań IT do automatyzacji fakturowania. Nie tylko ułatwiają one ten proces, ale też dodatkowo ograniczają do minimum ryzyko popełnienia błędu.
– Niezależnie od wybranego sposobu działania pracownicy będą mieli nadal duży wpływ na dopełnienie obowiązków podatkowych. Pilnowanie terminów płatności czy danych w dokumentach w dużej mierze zależeć będzie od nich. Warto więc odpowiednio ich przygotować np. zapewniając szkolenia wdrażające w nowy system – wskazuje Tomasz Spłuszka z firmy OpenText.
Jednym z podstawowych obowiązków płatnika jest dostarczenie faktur do KSeF w wyznaczonym terminie. Nawet jeśli firma korzysta z zewnętrznego systemu IT, ale nie prześle do niego dokumentów w odpowiednim czasie, nie trafią one również na czas do Krajowego Systemu e-Faktur. To może skutkować nałożeniem kary finansowej za przekroczenie terminu.
Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, więc żadna faktura nie będzie mogła być wystawiona poza tym systemem. Za takie działanie również można będzie groził mandat od naczelnika urzędu skarbowego Wyjątkiem będą dwie sytuacje – awaria KSeF lub systemu podatnika. W tych przypadkach firmy mogą wystawić dokument w inny sposób, ale po naprawieniu systemu taka faktura musi i tak zostać przekazana do KSeF (7 dni roboczych na dosłanie przy usterce KSeF, 1 dzień roboczy jeśli jest to problem wewnętrzny).
Firmy muszą również dbać o odpowiedni format przesyłanego pliku. W tym przypadku można zabezpieczyć się poprzez zastosowanie odpowiedniego rozwiązania IT, które będzie procesowało faktury zgodnie z udostępnionym wzorem KSeF. W przypadku, kiedy podatnik wystawi dokument poza swoim rozwiązaniem IT lub nie wprowadzi do niego danych, wygenerowane pliki mogą być niezgodnie z wytycznymi, co również naraża firmę na sankcje.
