To już pewne: od 1 lipca 2024 faktury tylko w wersji cyfrowej i w systemie KSeF

2023-06-29 7:55
E-fakturowanie - obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 roku
Autor: getty images W obrocie gospodarczym wszystkie faktury mają być wystawiane wyłącznie poprzez Krajowy System eFaktur. A co z paragonami z kas i fakturami dla konsumentów?

Kolejnego przesunięcia terminu nie będzie. E-fakturowanie za rok - od 1 lipca 2024 zastąpi tradycyjne faktury papierowe. Za naruszenie nowych przepisów grożą surowe kary, choć Krajowa Administracja Skarbowa przez pierwsze pół roku ma po nie sięgać tylko w wyjątkowych przypadkach.

Spis treści

  1. E-faktury od lipca 2024 roku: dla kogo
  2. Jak wystawić fakturę w KSeF
  3. Obowiązkowe e-faktury: jakie kary i jak ich uniknąć

Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą jako model powszechnie obowiązujący Krajowy System eFaktur (KseF). Na co zwracać uwagę, żeby spełnić wymogi KSeF i uniknąć niespodziewanych sankcji?

E-faktury od lipca 2024 roku: dla kogo

Od 1 lipca 2024 r. polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur. Dla wielu firm wiązać się to będzie z poważnymi zmianami w procesie płatności, a niedopełnienie obowiązków może wiązać się z otrzymaniem kary finansowej. Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej co prawda zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w fakturowaniu, jednak całkowicie go nie wyklucza.

Dobrowolnie polscy przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poprzez KseF od 1 stycznia 2022 r. Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Ustawa wprowadza wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Inne ważne rozwiązania w okresie przejściowym, to:

  • faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.,
  • faktury dla konsumentów nie będą objęte systemem KseF, podobnie jak bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych),
  • paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.

Jak wystawić fakturę w KSeF

W nowym systemie przedsiębiorca nie tylko będzie mógł wystawić fakturę, nadać jej numer czy przesyłać innym podmiotom. Dokument będzie najpierw dostarczany do KSeF, gdzie zostanie sprawdzony.

System zweryfikuje poprawność faktur, datę i godzinę ich wystawienia, a w razie pojawienia się błędów w strukturze logicznej faktury - poinformuje o odrzuceniu danej faktury.

Wytyczne co do tego, w jaki sposób dokumenty powinny być dostarczane do systemu, są jasno określone. Skutkuje to nałożeniem na podatników obowiązków, którym uchybienie będzie skutkowało konsekwencjami finansowymi w postaci mandatu.

Firmy będą musiały przygotować dokument w formacie xml zgodnym ze wzorem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów, dostosować się do nowych norm prawnych czy przystosować swój system rozliczeniowy do integracji z KseF.

Obowiązkowe e-faktury: jakie kary i jak ich uniknąć

Jednym z rozwiązań ułatwiającym pracę w nowym systemie, zwłaszcza w przypadku dużych firm, które obracają setkami dokumentów, będzie skorzystanie z profesjonalnych rozwiązań IT do automatyzacji fakturowania. Nie tylko ułatwiają one ten proces, ale też dodatkowo ograniczają do minimum ryzyko popełnienia błędu.

– Niezależnie od wybranego sposobu działania pracownicy będą mieli nadal duży wpływ na dopełnienie obowiązków podatkowych. Pilnowanie terminów płatności czy danych w dokumentach w dużej mierze zależeć będzie od nich. Warto więc odpowiednio ich przygotować np. zapewniając szkolenia wdrażające w nowy system –  wskazuje Tomasz Spłuszka z firmy OpenText.

Jednym z podstawowych obowiązków płatnika jest dostarczenie faktur do KSeF w wyznaczonym terminie. Nawet jeśli firma korzysta z zewnętrznego systemu IT, ale nie prześle do niego dokumentów w odpowiednim czasie, nie trafią one również na czas do Krajowego Systemu e-Faktur. To może skutkować nałożeniem kary finansowej za przekroczenie terminu.

Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, więc żadna faktura nie będzie mogła być wystawiona poza tym systemem. Za takie działanie również można będzie groził mandat od naczelnika urzędu skarbowego Wyjątkiem będą dwie sytuacje – awaria KSeF lub systemu podatnika. W tych przypadkach firmy mogą wystawić dokument w inny sposób, ale po naprawieniu systemu taka faktura musi i tak zostać przekazana do KSeF (7 dni roboczych na dosłanie przy usterce KSeF, 1 dzień roboczy jeśli jest to problem wewnętrzny).

Firmy muszą również dbać o odpowiedni format przesyłanego pliku. W tym przypadku można zabezpieczyć się poprzez zastosowanie odpowiedniego rozwiązania IT, które będzie procesowało faktury zgodnie z udostępnionym wzorem KSeF. W przypadku, kiedy podatnik wystawi dokument poza swoim rozwiązaniem IT lub nie wprowadzi do niego danych, wygenerowane pliki mogą być niezgodnie z wytycznymi, co również naraża firmę na sankcje.

Czy artykuł był przydatny?
Przykro nam, że artykuł nie spełnił twoich oczekiwań.
Podziel się opinią
Grupa ZPR Media sprzeciwia się głoszeniu opinii noszących znamiona mowy nienawiści przepełnionych pogardą czy agresją. Jeśli widzisz komentarz, który jest hejtem, powiadom nas o tym, klikając zgłoś. Więcej w REGULAMINIE
Czytaj więcej