Rozliczenie remontu i innych ulepszeń nieruchomości w przypadku najmu komercyjnego

Przedsiębiorcy, zawierając umowę najmu nieruchomości, przewidują możliwość jej adaptacji do celów związanych z prowadzoną przez najemcę działalnością gospodarczą. Tego rodzaju adaptacje polegają np. na przeprowadzeniu prac wykończeniowych w lokalu, który w chwili zawarcia umowy przekazywany jest najemcy w tzw. stanie surowym. Wartość adaptacji często przekracza wartość miesięcznego czynszu ustalonego w umowie najmu. Jak rozliczyć taki remont?

Spis treści

1. Na czym polega ulepszenie nieruchomości najmowanej?
2. Rozliczenie ulepszeń – regulacja prawna
3. Typowe umowne zasady rozliczeń ulepszeń nieruchomości najmowanych
4. Umowny sposób określenia zakresu ulepszeń
5. Umowne zasady wyceny ulepszeń
6. Podsumowanie

Na czym polega ulepszenie nieruchomości najmowanej?

Ulepszeniem nieruchomości najmowanej nazywać będziemy wszystkie zmiany zwiększające jej wartość rynkową, a więc np. remont drogi dojazdowej, wybudowanie ogrodzenia, tynkowanie ścian i sufitów, czy montaż okien w lokalu oddanym najemcy w stanie surowym. Z kategorii „ulepszeń” wyłączone pozostają drobne naprawy i konserwacje związane ze zwykłym używaniem nieruchomości.

• Masz kredyt hipoteczny 2%? Tego nie wolno ci zrobić z kupionym mieszkaniem. Są ograniczenia przy sprzedaży i wynajmie

Rozliczenie ulepszeń – regulacja prawna

W przypadku gdy strony umowy najmu nie postanowiły inaczej uregulować kwestii wzajemnych rozliczeń wynikających z poniesienia przez najemcę ulepszeń, wynajmujący może wedle swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego (zgodnie z art. 676 kodeksu cywilnego). Regulację kodeksową należy więc ocenić jako szczególnie ryzykowną dla najemcy ponoszącego nakłady na cudzą nieruchomość, ponieważ żądanie przywrócenia stanu poprzedniego wiąże się dla niego z dodatkowymi kosztami, a nadto materiały odzyskane w wyniku usunięcia dokonanych ulepszeń nierzadko nie będą nadawać się do ponownego zastosowania.

Również w przypadku woli zachowania przez wynajmującego ulepszeń nieruchomości, pojawić mogą się istotne problemy dotyczące określenia „sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu”.

Co więcej, niekiedy trudno precyzyjnie określić jakie nakłady stanowią ulepszenia, a jakie jedynie „drobne naprawy”, obciążające najemcę.

Wobec tego standardową praktyką w przypadku najmu komercyjnego jest ustalanie przez strony zasad wzajemnych rozliczeń związanych z zakończeniem obowiązywania umowy najmu, obejmujących kwestię ulepszeń nieruchomości.

• Co to jest najem okazjonalny i komu się opłaca? Sprawdź, czym się różni od zwykłego najmu

Typowe umowne zasady rozliczeń ulepszeń nieruchomości najmowanych

Strony umowy najmu mogą, w ramach przysługującej im swobody kontraktowej, w sposób odmienny od przewidzianego w kodeksie ustalić zasady rozliczeń ulepszeń dokonanych przez najemcę. Szczególnie często w obrocie spotkać można się z następującymi rozwiązaniami umownymi:

1. najemca pozostawia ulepszenia, zaś wynajmujący zatrzymuje je za zapłatą określonej ceny;
2. najemca pozostawia ulepszenia, a wynajmujący zatrzymuje je bez zapłaty wynagrodzenia;
3. najemca zobowiązany jest do przywrócenia nieruchomości do stanu z chwili wydania przez wynajmującego, w tym usunięcia wszelkich dokonanych ulepszeń;
4. przeciwieństwo modelu kodeksowego – to najemca decyduje czy, a jeżeli tak to w jakim zakresie pozostawi ulepszenia i będzie uprawniony do żądania zapłaty wynagrodzenia od wynajmującego, w jakim zaś ulepszenia usunie (co może znaleźć mieć zastosowanie w przypadku urządzeń relatywnie łatwo poddających się demontażowi, np. podziemnej cysterny paliwowej)

W rozwiązaniach 2 i 3 z punktu widzenia najemcy kluczowe jest zagwarantowanie trwałości umowy najmu (która powinna zostać zawarta co do zasady na czas oznaczony), aby inwestycja w nieruchomość wynajmującego pozostawała uzasadniona ekonomicznie. Rozwiązania 1) i 4) wymagają z kolei (z punktu widzenia ochrony interesu wynajmującego) precyzyjnego określenia zakresu możliwych ulepszeń, jak również sposobu ich wyceny.

Umowny sposób określenia zakresu ulepszeń

W przypadku gdy strony umowy najmu przewidują możliwość zapłaty przez wynajmującego na rzecz najemcy sumy odpowiadającej wartości ulepszeń nieruchomości dokonanych przez najemcę, szczególnie z perspektywy wynajmującego, istotne może okazać się określenie zakresu dopuszczalnych ulepszeń (lub wręcz stworzenie umownego zobowiązania najemcy do dokonania określonych zmian w nieruchomości). Nierzadko, w przypadku większych inwestycji (np. wynajęcia nieruchomości na rzecz międzynarodowej sieci supermarketów), umowa precyzyjnie określa zakres prac adaptacyjnych dokonywanych przez najemcę z powołaniem na załączniki w postaci rysunków technicznych, a całość prac prowadzona jest zgodnie z przyjętym uprzednio harmonogramem, pod nadzorem przedstawiciela wynajmującego.

Umowne zasady wyceny ulepszeń

Jako że regulacja prawna nie przewiduje żadnych konkretnych zasad wyceny ulepszeń dokonanych przez najemcę na nieruchomości wynajmującego, w celu uniknięcia sporów co do wartości ulepszeń zasadnym jest ustalenie w umowie najmu sposobu wyceny, na przykład poprzez:

• ustalenie wartości ulepszeń z góry (gdy ściśle określono ich zakres) i przyjęcie tej wartości jako wartość ulepszeń właściwą dla celów rozliczeń;
• ustalenie wartości ulepszeń z góry (jak w poprzednim wariancie) i stworzenie mechanizmu waloryzacji ich wartości, uwzględniając stopień zużycia z upływem czasu;
• wskazanie podmiotu, który dokona wiążącej strony umowy wyceny ulepszeń, z uwzględnieniem określonej przez nie metody.

Podsumowanie

Zawarcie umowy najmu nieruchomości, szczególnie w przypadku gdy strony planują dokonanie przez najemcę prac adaptacyjnych, powinno być poprzedzone analizą ryzyka z tym związanym i negocjacją postanowień umownych, których zadaniem jest jego ograniczenie lub wyeliminowane. W takim przypadku warto zasięgnąć porady prawnika.