Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej 2024 - jak rozliczyć? Ile wynosi? Czy pracodawca musi płacić ekwiwalent za pranie?
W branży budowlanej ludzie często wykonują takie prace, które wymagają noszenia specjalnej odzieży. A ubranie robocze i obuwie powinien zapewnić pracodawca. Kto w takim wypadku ponosi koszty prania? Czy pracodawca wypłaca dodatek na pokrycie kosztów prania? Wyjaśniamy.
Spis treści
- Kto ma obowiązek prać odzież roboczą?
- Czy pracodawca musi płacić ekwiwalent za pranie?
- Ile wynosi ekwiwalent za odzież roboczą?
- Czy ekwiwalent za pranie odzieży rozliczamy w PIT?
Kto ma obowiązek prać odzież roboczą?
Na wielu stanowiskach wymaga się od pracowników, by do wykonywania swoich obowiązków służbowych zakładali odzież roboczą. W innym wypadku pracownik mógłby zniszczyć swoje prywatne ubranie. Pracownicy zmieniają odzież także ze względu na wymagania sanitarne, technologiczne czy bezpieczeństwa i higieny pracy.
Odpowiednie ubranie i obuwie powinien zapewnić pracodawca, mówią o tym przepisy Kodeksu pracy art. 2377 §1: „Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach.”. Przepisy Kodeksu Pracy również określają, że to pracodawca, który jest właścicielem ubrania i obuwia roboczego, ma zapewniać, aby utrzymywały one właściwości ochronne i użytkowe. Dlatego zakład pracy jest obowiązany, by odzież prać, a także naprawiać.
Czy pracodawca musi płacić ekwiwalent za pranie?
W niektórych wypadkach zakład pracy nie ma możliwości, by zapewnić pranie odzieży roboczej. Wówczas czyszczenie może być wykonywane przez pracownika. Jednak pojawia się tu warunek, w art. 2379 § jest zastrzeżenie, że pracownik może prać odzież roboczą, ale: „pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.”. Przepis ten więc wyraźnie wskazuje, że jeśli pracownik sam pierze odzież służbową, to należy mu się odpowiedni dodatek za poniesione koszty.
Ile wynosi ekwiwalent za odzież roboczą?
Przepisy nie precyzują, ile dokładnie wynosi kwota dodatku za pranie odzieży roboczej. Wysokość ekwiwalentu ma jednak odzwierciedlać rzeczywiste, poniesione koszty i powinna być ustalana indywidualnie dla pracownika. Pracodawca w takim wypadku odpowiednio kalkuluje wysokość dodatku, biorąc pod uwagę koszty:
- środków piorących,
- energii elektrycznej,
- wody,
- czasu i nakładu pracy.
Pracodawca przy wyliczaniu dodatku bierze także pod uwagę liczbę przepracowanych dni. Z kolei pracownik powinien udokumentować poniesione przez siebie koszty, na podstawie których wyliczany jest ekwiwalent. Dobrze, by te dokumenty pracownik przechowywał na wypadek kontroli przez pracodawcę.
Czy ekwiwalent za pranie odzieży rozliczamy w PIT?
Dodatek za pranie odzieży to kwota, która jest wolna od opodatkowania. Pracodawca nie odprowadza więc zaliczki na PIT od kwoty ekwiwalentu, nie jest ona także wliczana do podstawy opodatkowania. Tę zasadę regulują przepisy, tym razem jest to ustawa o podatku dochodowym. W art. 21 ust. 1 pkt 11 jest podane, że do kwot wolnych od opodatkowania wliczają się: „świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higieny pracy”.
Dodatek za pranie nie wlicza się także do podstawy wymiaru składek ZUS. Jest tu jednak zastrzeżenie, że dzieje się tak, jeśli kwota ekwiwalentu została wypłacona zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Czyli, że dodatek został wyliczony w taki sposób, że odzwierciedla rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika. Ponadto ekwiwalent ma być liczony indywidualnie dla pracowników. Jeśli pracodawca zdecyduje się płacić wszystkim pracownikom tę samą kwotę, to wówczas będzie to już ryczałt, a nie ekwiwalent.
