Monitoring pojazdów, czyli systemy monitorowania samochodów służbowych
Monitoring pojazdu służbowego to coraz bardziej popularna praktyka. Na rynku dostępne są rozwiązania umożliwiające kontrolę nad każdym firmowym samochodem bądź całą flotą. Monitoring jest możliwy poprzez GPS do samochodów firmowych, kamerę oraz specjalną aplikację. Jednak ich założenie w aucie jest zgodne z prawem jedynie przy spełnieniu określonych warunków. Dowiedz się kiedy monitoring pojazdów jest zgodny z prawem.
Spis treści
- W jakich pojazdach można zainstalować monitoring?
- Po co stosuje się monitoring pojazdów?
- Pracownik musi wiedzieć o założonym monitoringu
- Monitoring pojazdów służbowych zgodny z RODO
- Kiedy przedsiębiorca może wykorzystać dane z monitoringu?
- Czy pracownik może się nie zgodzić na monitoring pojazdu?
- Zmiany UE w zakresie wyposażenia nowych aut od 2022 roku
W jakich pojazdach można zainstalować monitoring?
Monitoring można bez problemu zainstalować w każdym samochodzie wyprodukowanym po 2000 roku, w tym również w samochodach dostawczych i warsztatowych.
Po co stosuje się monitoring pojazdów?
Monitoring pojazdów pozwala m.in. na:
- sprawdzenie położenia pojazdu w czasie rzeczywistym (kontrola przejazdów pracowników),
- otrzymywanie informacji o nagłej zmianie lokalizacji (alarm o przemieszczeniu auta, zapobieganie kradzieży),
- analizę tras wybieranych przez pracowników, zbiór historii przejazdów itp., co pozwala na optymalizację kosztów,
- kontrolę prędkości (zbyt szybka jazda wywołuje powiadomienie w telefonie użytkownika monitoringu).
Pracownik musi wiedzieć o założonym monitoringu
Pracodawca zawsze musi poinformować pracownika użytkującego służbowy samochód, że zamieszcza w aucie GPS oraz kamery. Reguluje to kodeks pracy, a wszystkie zasady monitoringu powinny być zawarte w regulaminie pracy. Według prawa, pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Każdy nowy pracownik musi być uprzedzony o kontroli przed dniem podjęcia obowiązków. Ponadto w samochodzie służbowym na widocznym miejscu musi być umieszczony specjalny symbol graficzny, który informuje o monitoringu.
Monitoring pojazdów służbowych zgodny z RODO
Wykorzystywanie oraz przechowywanie danych z monitoringu to bardzo istotne zagadnienie. Pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikom informacji na temat miejsca oraz czasu wykonywania tego typu czynności. Jest zobowiązany do poinformowania swoich pracowników o sposobie przetwarzania ich danych osobowych oraz przysługujących im w związku z tym praw. Musi też wskazać osoby upoważnione do przetwarzania danych, a dostęp do nich powinien być odpowiednio zabezpieczony.
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca może przechowywać nagrania z samochodu służbowego maks. 3 miesiące od momentu ich sporządzenia, potem nagranie powinno zostać zniszczone, chyba że materiał służy jako dowód w postępowaniu sądowym.
Kiedy przedsiębiorca może wykorzystać dane z monitoringu?
Dane z monitoringu mogą być wykorzystane jedynie w uzasadnionych przypadkach, np. uszkodzenie służbowego samochodu, jego kradzież lub jeżeli pracodawca podejrzewa, że pracownik nie wykonuje swoich obowiązków w godzinach pracy lub w wyznaczonym miejscu (powód do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia).
Przepisy RODO zabraniają przedsiębiorcy przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych bez uzyskania ich zgody. W przypadku gdy kamera samochodowa zarejestrowała przypadkowych uczestników ruchu, tak, że jest możliwe zidentyfikowanie ich wizerunku, pracodawca nie może nagrania dowolnie wykorzystywać i rozpowszechniać, np. publikować w internecie.
Czy pracownik może się nie zgodzić na monitoring pojazdu?
Jeżeli korzystamy z samochodu służbowego pracodawca może zainstalować monitoring pojazdu bez uzyskania zgody pracownika. Jednak powinien umożliwić wyłączenie systemu monitorowania po godzinach pracy, jeżeli samochód jest używany również w celach prywatnych. Jeżeli jednak przedsiębiorca chce monitorować samochód służbowy w sposób ciągły, musi uzyskać pisemną zgodę pracownika.
Zmiany UE w zakresie wyposażenia nowych aut od 2022 roku
Warto wspomnieć, że UE zatwierdziła plan rozszerzenia listy obowiązkowego wyposażenia nowych aut, który ma zwiększyć bezpieczeństwo jazdy. Oznacza to, że od 2022 roku we wszystkich fabrycznie nowych pojazdach, w tym ciężarówkach i samochodach dostawczych, standardowo będą montowane:
- systemy ostrzegania (kamery i czujniki) monitorujące senność i uwagę kierowcy,
- systemy wykrywania (czujniki lub kamera) obiektów przy cofaniu,
- rejestratory danych na temat zdarzeń drogowych (odpowiednik samolotowej czarnej skrzynki),
- awaryjne sygnały stopu,
- alkomaty blokujące zapłon (uruchomienie pojazdu będzie możliwe dopiero po użyciu urządzenia),
- systemy inteligentnego dostosowania maksymalnej prędkości do dozwolonej prawnie wartości na podstawie odczytów systemu rozpoznawania znaków drogowych i pozycjonowania GPS.
Ponadto każdy samochód osobowy i dostawczy będzie musiał być wyposażony m.in. w systemy utrzymywania pojazdu na pasie ruchu w nagłych sytuacjach (np. zasłabnięcie lub zaśnięcie kierowcy), zaawansowane systemy hamowania awaryjnego (tzw. automatyczny hamulec), zwiększone strefy zabezpieczenia przed uderzeniem głową, mogące złagodzić obrażenia podczas kolizji z niechronionymi uczestnikami ruchu drogowego (pieszymi i rowerzystami). Dużą część z ww. zabezpieczeń stosuje się już w obecnie sprzedawanych pojazdach, więc wymagania te nie wymuszą na producentach dużych zmian w proponowanych modelach.
