Minimalizacja ryzyka prac budowlanych
Zawieranie umów na prace mechaniczne staje się coraz bardziej ryzykowne. Amerykańskie Stowarzyszenie Zarządzania Pracami Budowlanymi podaje, że w przypadku niemal połowy wszystkich projektów budowlanych przekraczane są terminy, a to oznacza, że wielu wykonawców traci cenny czas.
Krótkie cykle budowlane zostawiają coraz mniej miejsca w harmonogramach i zwiększają ryzyko błędów jednocześnie redukuje się czas i budżety przeznaczone na naprawę negatywnych skutków. Ubezpieczenie jest niewielką pociechą. Składki za ubezpieczenie od odpowiedzialności rosną gwałtownie, zmuszając wiele firm do rezygnacji z ochrony. Także konkurencja staje się coraz bardziej agresywna. Na rynku pojawiają się nietypowi gracze, tacy jak firmy zajmujące się zarządzaniem bądź działalnością deweloperską, wkraczający w dziedzinę kontraktów na usługi mechaniczne. Jednocześnie projekty budowlane stają się coraz bardziej złożone. Klienci wymagają budynków wykorzystujących najnowocześniejszą infrastrukturę, które zapewniają użytkownikom wyższy komfort, a jednocześnie podnoszą efektywność konstrukcji. Cena za niespełnienie oczekiwań klientów jest bardzo wysoka. Kary umowne i utrata przychodów mogą być liczone w kwotach rzędu od tysięcy do nawet milionów dolarów na projekt. Najbardziej kosztowna może być jednak utrata reputacji, szkodząc lub nawet niszcząc dobrą opinię.
Są to prawdziwe wyzwania, które mogą sprawić, że budowa idealnie zaprojektowanego budynku nie powiedzie się. Każdy z tych problemów można jednak pokonać pod warunkiem zastosowania właściwych strategii. Konieczne jest staranne zaplanowanie projektu i skuteczne nim zarządzanie.
Jednym z fundamentów efektywnego planowania jest zaangażowanie wszystkich najważniejszych osób na najwcześniejszym etapie projektu. Dyrektor budowy, kierownik ds. operacyjnych, kierownicy branżowi oraz kierownicy robót powinni zasiąść razem przy stole, żeby przeanalizować podane przez klienta specyfikacje, określić harmonogramy i zaplanować potrzeby w zakresie siły roboczej i dostaw.
W zespole tym powinni znaleźć się także najważniejsi dostawcy. Najlepsi z nich oferują dużo więcej niż tylko sam produkt. Są ekspertami w swoich dziedzinach i mogą zaoferować niezwykle ważne informacje i porady, pozwalające zmniejszyć ryzyko, z jakim codziennie mierzą się wykonawcy robót mechanicznych. Najlepsze relacje między wykonawcą a dostawcą bazują na zaufaniu i komunikacji. Menedżerowie projektu nie powinni traktować dostawców jako "zwykłych dostarczycieli" wyselekcjonowanego przez nich wyposażenia, ale jako partnerów uczestniczących w całym procesie. Najważniejsi dostawcy będą w stanie przedstawić cenne spostrzeżenia, których inni członkowie zespołu mogą nie wziąć pod uwagę. Na przykład dostawca systemów HVAC (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja) może pomóc zracjonalizować koncepcję i proces instalacji systemów wody lodowej lub wentylacji. Podobnie dostawca urządzeń sanitarnych będzie w stanie doradzić, jak umieścić rurociągi wodne i zapewnić najłatwiejszy dostęp dla personelu konserwacyjnego.
W stanie Virginia zasadę partnerstwa zastosowano w praktyce podczas projektowania dwóch dodatkowych skrzydeł dla szpitala Carilion Roanoke Memorial Hospital. W ramach projektu kierownictwo szpitala chciało zmniejszyć koszty operacyjne, zmieniając układ rur i dodając dwa nowe agregaty chłodnicze, nie pogarszając podczas budowy wydajności obecnego systemu. Współpracując blisko z dostawcami, m.in. systemów HVAC oraz usług mechanicznych, zespół budowlany zdołał przeprowadzić rozbudowę, nie obniżając jednocześnie komfortu pacjentów.
Precyzyjna realizacja harmonogramów wymaga starannego zgrania w czasie - jest to kolejny obszar, w którym bliska współpraca z podstawowymi dostawcami ma duże znaczenie. Jeżeli ich produkty i usługi będą opóźnione, istnieje ryzyko, że także wykonawca nie dotrzyma swoich terminów - tracąc tym samym pieniądze i produktywność.
Podczas dyskusji nad harmonogramem należy pamiętać o kilku podstawowych pytaniach:
- jakie czynniki determinują harmonogram dla zespołu budowlanego? Ten krok jest ważny, żeby określić dla projektu najgorszy scenariusz i dostrzec problemy, które mogą mieć wpływ na harmonogram wykonawcy.
- jakie wymogi stawia projekt względem wszystkich zaangażowanych stron? Właściciele budynków mają inne potrzeby niż wykonawcy instalacji mechanicznych. Jest bardzo ważne, żeby podczas układania harmonogramu wziąć pod uwagę wymogi wszystkich stron.
- kiedy jest ostateczny termin? Znajomość ostatecznego terminu w przypadku wyposażenia zamawianego z dużym wyprzedzeniem jest pomocna dla wszystkich członków zespołu. Dostawcy powinni zadać wykonawcom pytanie: "na kiedy potrzebujecie dostaw?" Wykonawcy mogą podsunąć pomysły, które inaczej nie byłyby rozpatrywane, np. żeby równolegle zainstalować instalację wodociągową i wentylację.
Nawet najlepiej skonstruowane plany i dobrze zgrane w czasie harmonogramy nie zapobiegną nieprzewidzianym zdarzeniom. Niespodzianki na placach budowy są zjawiskiem typowym; mogą mieć charakter drobnego zamieszania lub poważnej katastrofy. Relacja z innymi uczestnikami procesu może pomóc wykonawcom radzić sobie z takimi komplikacjami. Jeśli np. kierownik projektu ma dobre relacje z dostawcą, wówczas może sobie szybko i skutecznie poradzić z problemami, które zagrażają opóźnieniem procesu.
Opóźnione dostawy materiałów mogą spowodować spustoszenia w harmonogramie i finansowaniu projektu oraz opóźnić instalację. Wykonawcy powinni zadbać o czytelną, skuteczną i kompletną komunikację z dostawcami poszczególnych systemów. W ten sposób gwarantują sobie, że będą mieć niezbędne informacje o projekcie i potencjalnych problemach.
Zwłaszcza systemy HVAC są szczególnie wrażliwe na wszelkie opóźnienia, ponieważ często znajdują się w samym środku budynku. Problemy z systemem HVAC mogą spowodować kaskadę opóźnień w innych częściach projektu, co dla wykonawców oznacza utratę czasu i pieniędzy.
Mając więcej informacji, partnerzy mogą skuteczniej doradzać w kwestiach harmonogramu i możliwych problemów. Wykonawca prac mechanicznych nie powinien czekać do ostatniej chwili, żeby dokonać zamówień u dostawców. Wręcz przeciwnie, powinien dokonać selekcji i zamówień na odpowiednio wczesnym etapie, minimalizując ryzyko, że wyposażenie nie dotrze na czas na plac budowy.
Dostawy realizowane zgodnie z planem gwarantują, że wyposażenie będzie wysokiej jakości i nie wystąpią problemy wynikające z jego przeciążania i awarii będących skutkiem wystąpienia opóźnień montażowych czy też extremalnych warunków klimatyczych. Takie uszkodzenia w dłuższej perspektywie mogą oznaczać dla właściciela budynku dodatkowe wydatki, wynikające z wyższych kosztów konserwacji i napraw. Co jednak ważniejsze, terminowe dostawy wyposażenia pomagają zagwarantować, że otwarcie budynku nastąpi zgodnie z planem, co jest jasnym dowodem sukcesu wszystkich zaangażowanych stron.
Budowa relacji, efektywne tworzenie harmonogramów i realizowane na czas dostawy to trzy kluczowe składniki procesu zarządzania ryzykiem. Pod uwagę należy wziąć również:
- wczesne zaangażowanie dostawców. Wbrew obowiązującym czasem przekonaniom, dostawcy mogą zaoferować informacje wykraczające poza ceny i specyfikacje wyposażenia, ale tylko pod warunkiem, że zostaną uwzględnieni na wczesnym etapie projektu. Koordynowanie działań z dostawcami od samego początku może minimalizować wpływ wszelkich nieprzewidzianych opóźnień produkcyjnych w fabryce.
- zapewnienie większego zasobu informacji dla dostawców niż to absolutnie konieczne. Upewnienie się, że wszystkie strony są zorientowane w temacie i rozumieją poszczególne etapy procesu.
- zaangażowanie wszystkich stron podczas realizacji projektu. Nawet jeśli zgodnie z planem, produkty któregoś z głównych dostawców mają trafić do instalacji pod koniec budowy, i tak należy takiego dostawcę zaangażować na wczesnym etapie, żeby zagwarantować, że harmonogram przedsięwzięcia będzie się dobrze zazębiać.
Od początku projektu do jego końca najważniejszym elementem w zarządzaniu ryzykiem jest informacja. Gdy wykorzystamy zbiorowe umiejętności i doświadczenie wszystkich zaangażowanych stron, wykonawcy mogą zminimalizować czynniki ryzyka, które są naturalnym składnikiem współczesnych, złożonych projektów budowlanych.
