Przygotowanie negocjacji
Przed przystąpieniem do negocjacji należy zebrać jak najwięcej informacji o przyszłym kontrahencie. Ułatwi nam to później prowadzenie rozmów.
Rozpoznanie kontrahenta
Przygotowując się do negocjacji warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: Dlaczego kontrahent jest zainteresowany rozmowami? Jakie są jego cele negocjacyjne? Czego od nas oczekuje? Co i dlaczego chciałbym osiągnąć, gdybym znalazł się na jego miejscu? Jak i kiedy chciałbym to osiągnąć? Jakie środki musiałbym do tego zaangażować?
Takie informacje o rozmówcy ułatwiają zidentyfikowanie wspólnych celów, co ułatwi przebieg negocjacji i pozwoli znaleźć rozwiązania, które zaakceptują obie strony. Podczas rozmów będziemy mogli odwołać się do wspólnych zainteresowań, co sprawi, że nasza argumentacja zyska siłę przekonywania.
Poufne informacje
Przed ważnymi negocjacjami dobrze jest zebrać poufne informacje o potencjalnym partnerze. Powinniśmy zainteresować się sytuacją finansową przedsiębiorstwa. Określić, jakimi cechami się charakteryzuje, jakich używa metod w postępowaniu i negocjacjach? Warto wiedzieć, jaki styl negocjacji preferowany jest przez firmę. Czy będą to negocjacje walki czy współpracy? Jakie słabe punkty firmy mogą mieć wpływ na rozmowy?
Informacje o rozmówcy
Ważna jest również osoba, która z nami rozmawia. Należy zatem dowiedzieć się, jaki styl negocjacji preferuje. Jakie ma możliwości decydowania? Jaką pozycję ma w swej organizacji? Trzeba pamiętać, że w niektórych sytuacjach struktury hierarchiczne w zarządzaniu mogą wpływać na wybór określonych technik negocjacyjnych.
Nasz negocjator ma na pewno jakieś słabe punkty. Mógł również odnosić sukcesy. Jeśli tak, to jakie były ich źródła? Jeżeli nie, co było przyczyną porażki? Czy wyciągnął z tego wnioski?
Decyzja o rozpoczęciu rozmów
Zanim zapadnie decyzja o rozpoczęciu rozmów, zastanów się:
- czy chcesz podjąć ryzyko tkwiące w negocjacjach?
- czy masz zamiar stworzyć klimat zaufania i współpracy?
- jakich ustępstw oczekujesz od drugiej strony?
- jakie ustępstwa na rzecz drugiej strony jesteś gotów poczynić?
- jaką masz przewagę i jakie są twoje słabości negocjacyjne?
- co, twoim zdaniem, nie powinno być przedmiotem negocjacji?
- w jaki sposób masz zamiar przekonać drugą stronę?
- czy przygotowałeś jakieś techniki presji?
- jak zareagujesz na techniki presji, jeśli druga strona je zastosuje?
- czy zamierzasz skorzystać z pomocy kogoś trzeciego, jeśli uznasz interwencję za konieczną?
Podział ról
Jeśli negocjacje prowadzone będą w grupie, musisz przewidzieć podział ról oraz sposób obrony decyzji. Zastanów się, czy zastosujesz techniki zaskoczenia lub blefu? Czy będziesz komentować działalność konkurencji? Jakiego rodzaju porozumienia (w jakiej formie) oczekujesz?
Te wszystkie, zdobyte przed rozpoczęciem rozmów informacje o potencjalnym kontrahencie, jego celach negocjacyjnych i sile przetargowej przy równoczesnym docenieniu własnej siły negocjacyjnej, pomogą w osiągnięciu zamierzonego celu i dodadzą pewności siebie.
