O tym, czy dane zdarzenie kwalifikuje się jako wypadek przy pracy, decyduje każdorazowo zespół powypadkowy powołany przez pracodawcę. Zespół analizuje okoliczności zdarzenia i sprawdza, czy spełnia ono ustawowe przesłanki pozwalające uznać je za wypadek przy pracy. Najważniejsze jest ustalenie, czy uraz lub zgon nastąpiły w związku z wykonywaniem pracy (np. podłączanie służbowego laptopa do prądu), czy też nie (np. przygotowywanie obiadu).

Nie ma znaczenia, czy wypadek pracownika nastąpił w domu, kawiarni, na plaży czy w dowolnym innym miejscu – jeśli zespół powypadkowy uzna, że był to wypadek przy pracy, to pracownikowi przysługują takie same prawa, jak przy wypadku w biurze czy zakładzie (np. prawo do odszkodowania). Trzeba jednak pamiętać, że pracownik musi każdorazowo uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą i nie może samowolnie go zmieniać.

Do wypadku przy pracy zdalnej może także dojść za granicą. Zgodnie z kodeksem pracy takie zdarzenie traktuje się tak samo jak wypadek, do którego doszło w kraju. Z racji specyfiki pracy zdalnej pewne przepisy mogą jednak nie mieć zastosowania, np. nie można oczekiwać od pracodawcy udzielenia pierwszej pomocy. Z kolei zespół powypadkowy nie będzie mieć raczej możliwości dokonania oględzin miejsca zdarzenia.

Gdy dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej, pracownik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym pracodawcę. Jeśli nie pozwala na to stan zdrowia, zgłoszenia może dokonać domownik pracownika. Następnie pracodawca wykonuje swoje obowiązki, m.in. powołuje zespół powypadkowy, który ustala okoliczności zdarzenia. Jeśli zespół chce dokonać oględzin miejsca wypadku, musi uzgodnić termin oględzin z pracownikiem (a w przypadku złego stanu pracownika – z jego domownikiem).