Zamówienia publiczne w pytaniach i odpowiedziach (cz. I)

Ustawa o zamówieniach publicznych nie jest aktem prawnym, który można zaliczyć do łatwych tak w odbiorze, jak i stosowaniu. Upowszechnianiu przepisów nie sprzyjają kolejne nowelizacje, a przejrzystość wielu przepisów nadal pozostawia wiele do życzenia, skoro ich wydźwięk zależy od interpretacji. Metodą pytań i odpowiedzi na budzące wątpliwości zapisy, mamy nadzieję uporządkować nieco stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych.

Słownik Prawa zamówień publicznych

Ustawa o zamówieniach publicznych w pytaniach i odpowiedziach

Jaki termin na uzupełniania oświadczeń i dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego?

Poprzednia nowelizacja ustawy z 7 kwietnia 2006 r. wprowadziła na grunt polskiego prawa zupełnie nowy obowiązek żądania uzupełnienia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Z kolei zmiana przepisów z 11 czerwca 2007 roku znacznie ten przepis zmieniła.
Niestety, ustawodawca nie dołożył należytej staranności opracowując nowy kształt tegoż przepisu, dlatego w nowym brzmieniu stał się on bardzo kontrowersyjny. W myśl przepisu art. 26 ust. 3 ustawy, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy złożyli dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu wyznaczonym przez zamawiającego, jako termin uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów.

Jak w postępowaniu potwierdzić spełnianie warunków?

Zgodnie z zapisem art. 44 ustawy, każdy wykonawca przystępując do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego, ma obowiązek złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Warunki udziału w postępowaniu określa z kolei art. 22 ust. 1., w myśl którego o zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) mają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2) mają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na postawie art. 24 ustawy

Zgodnie z zapisem art. 36 ust. 1 pkt 5 ustawy, zamawiający jest zobowiązany podać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej SIWZ) m.in. opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. W sytuacji, kiedy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie kwot wartości zamówień i konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U. Nr 87, poz. 604), zamawiający zobowiązany jest żądać potwierdzenia spełniania warunków udziału postępowania poprzez złożenie dokumentów określonych w Rozporządzeniu z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może zadąć zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. Nr 87, poz. 605). Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków polega na określeniu przez Zamawiającego, w jaki sposób będzie dokonywał oceny ofert pod kątem art. 22. Może on przybrać następującą treść: "Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, że wyżej wymienione warunki Wykonawca spełnił." Zgodnie z piśmiennictwem i orzecznictwem
II Ca 327/05 treść oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu powinna odnosić się do treści art. 22 ust.1. Warunki w nim zawarte określa katalog zamknięty warunków stawianych wykonawcom. Zamawiający nie może żądać złożenia oświadczeń dodatkowych lub szczegółowych

Jakie są różnice pomiędzydokumentami i oświadczeniami o charakterze podmiotowym i przedmiotowym?

Zgodnie z art. 25 ust.1 w postępowaniu o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Oświadczenia lub dokumenty mają potwierdzać spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, a także potwierdzać, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. O ile pierwszy z warunków ma charakter podmiotowy, o tyle drugi odnosi się do przedmiotu zamówienia - a więc ma charakter przedmiotowy.
Charakter przedmiotowy potwierdzają w szczególności zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości. Nowelizacja z 11 czerwca 2007 r. rozszerzyła krąg dokumentów, które podlegają uzupełnieniu. W myśl starych przepisów można było uzupełniać tylko dokumenty podmiotowe. Po zmianach należy uzupełnić także dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. Zmiana ta wydaje się być korzystna zwłaszcza w sytuacjach, kiedy zamawiający byłby zmuszony odrzucić tańszą ofertę z powodu braku np. certyfikatu jakości. Jak czytamy w uzasadnieniu do ustawy: "Przyczyni się to do zmniejszenia liczby odrzucanych ofert, a w konsekwencji do zmniejszenia liczby unieważnianych postępowań..." Czy tak będzie w praktyce - na efekty przyjdzie poczekać.

Kiedy należy wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów?

W myśl art. 26 ust. 3 ustawy, zamawiający wzywa wykonawców do uzupełnienia dokumentów wówczas, gdy:
a. nie złożyli oni oświadczeń lub dokumentów o których mowa w art. 25 ust.1;
b. złożyli dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy.

Nie złożenie dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu dotyczy sytuacji, kiedy wykonawca w ogóle nie dołączył wymaganego dokumentu, jak również obejmuje sytuacje, kiedy dokument został dołączony, ale nie spełnia wymagań formalnych stawianych przez zamawiającego lub określonych przepisami prawa (np. dokument nieaktualny, tj. wystawiony z datą wcześniejszą niż wymagał tego zamawiający w SIWZ). Ważność poszczególnych dokumentów na gruncie procedur przetargowych określa wyraźnie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może zadąć zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. Nr 87, poz. 605). Błąd formalny ma miejsce również wtedy, gdy dokument został złożony w niewłaściwej formie, np. bez podpisu, czy potwierdzenia za zgodność z oryginałem, bądź jest nieczytelny. Absolutnie w tej sytuacji nie ma podstaw do odrzucenia oferty. Oferta zgodna co do treści, ułomna co do formy jest ważną ofertą - orzekli arbitrzy w wyroku z 5 czerwca 2006 roku (sygn. UZP/ZO/0-1570/06).

Pozostaje odpowiedzieć na pytanie, co w sytuacji kiedy z treści złożonego dokumentu wynika, że wykonawca nie spełnia warunku udziału w postępowaniu. Jak czytamy w opinii Urzędu Zamówień Publicznych: "Od sytuacji, w której wykonawcy nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu bądź złożyli dokumenty zawierające błędy, należy odróżnić sytuację w której wykonawcy przedstawiają dokument prawidłowy pod względem formalnym, ale jego treść nie potwierdza spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wydaje się, iż w takiej sytuacji zamawiający nie ma uprawienia do żądania jego uzupełnienia. Przepis art. 24 ust. 1 pkt 10 ustawy, w sposób bezwzględny nakłada na zamawiającego obowiązek wykluczenia wykonawcy z powodu niespełnienia warunków udziału w postępowaniu, nie dopuszczając w tym zakresie jakichkolwiek uzupełnień."

Ustawodawca określił jednak dwie sytuacje, kiedy zamawiający może odstąpić od żądania uzupełniania dokumentów lub oświadczeń. Przepis stanowi, że Zamawiający wzywa wykonawców - którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń bądź dokumentów lub - którzy złożyli dokumenty do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Warunki te zostały zmienione w stosunku do poprzedniego stanu prawnego. Otóż w starej ustawie, jeżeli nawet oferta podlegała odrzuceniu to i tak należało wzywać wykonawcę do jej uzupełnienia pomimo, że było to działanie bezcelowe. Ustawodawca zwrócił na to uwagę i zniósł w tej sytuacji obowiązek uzupełniania dokumentów lub oświadczeń. Od tej reguły jest jednak pewien wyjątek. Otóż w sytuacji, kiedy w postępowaniu zostaje złożona np. jedna oferta, a jej cena przewyższa kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na zadanie to - mimo iż zachodzi ustawowa przesłanka art. 93 ust.1 pkt.4 "zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia" - zamawiający i tak musi wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentu. Czynność unieważnienia w oparciu o tą przesłankę następuje bowiem dopiero po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej, co potwierdza jeden z wyroków Sądu Okręgowego (sygn. Ca 752/05).
Przykład:
Wykonawca zapisał w swojej ofercie, iż w ciągu ostatnich pięciu lat wykonał dwie roboty budowlane, jakich wymagał zamawiający w SIWZ. Jednak z wykazu wynikało, iż w tym czasie wykonał tylko jedną robotę budowlaną, druga została wykonana 7 lat temu. W takiej sytuacji, dokument nie potwierdza spełniania warunku posiadanego doświadczenia. Zamawiający nie ma podstaw do tego, by wzywać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów. Wykonawca powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 10. Może się jednak okazać, iż wykonawca błędnie podał datę wykonania drugiej z robót. Wykazał to w złożonym proteście. Wówczas wydaje się zasadnym uznanie protestu i zażądanie od wykonawcy uzupełniania dokumentu.

Słownik Prawa zamówień publicznych